Category: Fakulti Pengurusan


Oleh : – A. Amri

Dalam salah satu sesi interview bersama responden saya dari sebuah IPTA di Malaysia, beliau hampir menitiskan air mata tatkala menceritakan nasib beliau di IPTA tersebut setelah 5 tahun berkhidmat. Dipendekkan cerita, beliau kecewa dengan pihak majikan yang tidak mengiktiraf kesungguhan bekerja beliau, berat sebelah dan gagal membuat job rotation (beliau berada di posisi yang sama selama 5 tahun tersebut). Kekecewaan beliau diterjemahkan ke dalam bentuk sikap kerja ‘sekadar yang wajib sahaja’.

Kisah beliau mengingatkan saya kepada satu artikel dalam makalah HR Asia. Berikut adalah 10 punca mengapa seseorang pekerja yang cemerlang bertukar menjadi pekerja yang bermasalah:

1. Pekerja telah bosan

Purata tempoh maksimum bagi seseorang pekerja berada di sesuatu unit dengan melakukan kerja yang sama adalah 2 tahun. Pekerja muda (gen-Y terutamanya) cenderung untuk mencuba sesuatu yang baharu selepas tempoh tersebut. Majikan harus memastikan pekerja tidak bosan dan mencari cabaran baharu di organisasi lain.

2. Pekerja hilang kepercayaan terhadap majikan

Tanda-tanda pekerja yang telah hilang kepercayaan terhadap majikan adalah tidak mengikut peraturan, tidak menepati masa, dan mempersoalkan arahan majikan. Ini disebabkan oleh maklumbalas negatif majikan terhadap pekerja. Bagi mengatasi masalah ini, majikan perlu melibatkan pekerja dalam pembuatan keputusan, memberi lebih maklumbalas yang positif, memberi ganjaran kepada hasil kerja yang baik, dan menjadi contoh teladan.

3. Masalah komunikasi

Masalah komunikasi antara majikan dan pekerja mengakibatkan pekerja hilang fokus terhadap matlamat organisasi dan perubahan-perubahan yang hendak dilakukan oleh pihak pengurusan tertinggi. Antara punca masalah komunikasi adalah kerana pekerja tidak digalakkan untuk meluahkan pandangan atau idea mereka.

4. Tidak memberi pengiktirafan yang sewajarnya

Majikan sering menegur kesilapan pekerja tetapi jarang untuk memuji pekerja yang berprestasi tinggi. Bahkan rakan-rakan sekerja juga perlu diberitahu mengapa seorang pekerja yang baik diberi pengiktirafan. Ini membolehkan pekerja yang baik itu mendapat penghormatan dari rakan-rakan sekerjanya yang lain.

5. Kurang maklumbalas

Majikan seringkali gagal berbincang tentang prestasi kerja bersama pekerjanya. Justeru, pekerja tidak tahu sama ada hasil kerjanya menepati kehendak dan sasaran majikan. Majikan sewajarnya berjumpa secara berkala dengan pekerja untuk memberi maklumbalas.

6. Kemudahan tidak lengkap

Tiada printer, tiada laptop, tiada software atau tiada talian internet. Ini adalah Antara keperluan di pejabat yang tanpanya boleh mengakibatkan seorang pekerja hilang tumpuan bekerja, dan seterusnya menurunkan prestasinya.

7. Tiada peningkatan kerjaya

Kadangkala jawatan adalah terhad dan ini menghadkan peluang kenaikan pangkat. Namun, majikan boleh menghakupayakan pekerja dengan tanggungjawab kepimpinan, memberi peluang kepada pekerja membimbing pekerja lain dan memberi pendedahan kepada latihan kepimpinan untuk menggilap bakat kepimpinan.

8. Tiada ganjaran kewangan

Pekerja muda amat mementingkan ganjaran kewangan dalam zaman yang mencabar ini. Walaupun pihak majikan mungkin mempunyai kekangan sumber kewangan, pelbagai cara lain boleh difikirkan untuk tidak menghampakan pekerja. Majikan perlu berbincang dengan pekerja untuk mencari alternatif kepada ganjaran kewangan.

9. Tidak melibatkan pekerja dalam pembuatan keputusan

Jika majikan tidak melibatkan pekerja dalam membuat keputusan-keputusan penting dalam organisasi, pakerja akan rasa tidak dihargai. Beri peluang setiap pekerja memberi pandangan.

10. Beri ruang untuk kehidupan peribadi

Pekerja juga mempunyai kehidupan peribadi dan masalah-masalah tertentu. Pekerja yang gembira adalah pekerja yang seimbang. Sesetengah organisasi yang berjaya mempunyai dasar yang fleksibel bergantung kepada keadaan hidup pekerjanya. Ada yang mempunyai anak kecil, ada yang tinggal jauh dari tempat kerja dan ada yang perlu bekerja mengikut masa yang anjal. Kenalpasti suasana kerja yang paling optimum untuk setiap pekerja. Jangan terlalu rigid.

Akhir sekali, saya ingatkan kepada semua majikan, bahawa syarikat-syarikat terbaik di Asia adalah yang paling memudahkan proses dengan hasil yang optimum. Islam juga melarang umatnya menyukarkan sesuatu perkara yang boleh dipermudahkan. Mudahkan pekerja mendapatkan apa yang mereka perlu, dan pekerja akan mempermudahkan syarikat mencapai matlamat.

Artikel ini adalah olahan semula daripada artikel dalam HR Asia (Issue 18 2013)

Image

Oleh : Hj. Mohammad Fauzi

Di dalam buku yang sama, Azman Che Omar menggariskan kepentingan perancangan sebagaimana yang dipetik secara verbatim seperti butiran berikut:

  • Menjadi landasan untuk organisasi bergerak.
  • Semua ahli tahu apa yang patut disumbangkan untuk mencapai objektif/ matlamat organisasi.
  • Dijadikan rujukan untuk memudahkan pengurus menilai pencapaian sebenar jabatan masing-masing.
  • Dijadikan rujukan untuk membentuk langkah-langkah pembetulan sekiranya terdapat pelan perlaksanaan yang di dapati melencong dari rancangan asal organisasi.
  • Perancangan menjadi asas kepada sistem kawalan dalam organisasi.
  • Memudahkan pihak pengurusan membuat pilihan dan keputusan.
  • Dapat menyelesaikan kekeliruan dan melicinkan penyelarasan perlaksanaan tindakan.
  • Membantu organisasi mengenalpasti persaingan dan peluang dalam pasaran.
  • Mengurangkan risiko kegagalan kerana analisis yang baik semasa proses perancangan digubal.
  • Dapat mengurangkan risiko pelaksanaan kerja berulang kali yang merugikan kos, masa dan sumber.
  • Membantu pengurus membuat keputusan yang tepat.
  • Membudayakan pengurus dan warga organisasi untuk melihat jauh kehadapan.

Manakala melalui bukunya Pengurusan Terkini – Wan Azmi Ramli menyatakan bahawa sesebuah organisasi yang mempunyai arah, tujuan dan matlamat yang jelas akan memudahkan semua pihak menggembling tindakan untuk berusaha mencapainya.

Malah dengan maklumat-maklumat dan data-data yang dikumpulkan semasa proses perancangan, akan memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk mengenalpasti peluang-peluang dan bidang baru yang boleh diterokai di masa hadapan.

Selain daripada itu proses perancangan dilihat oleh Wan Azmi Ramli sebagai faktor yang menjadikan  keputusan-keputusan dapat diselaraskan dan disatukan oleh semua pembuat keputusan dipelbagai peringkat dalam organisasi.

Wan Azmi Ramli juga berpandangan bahawa pelan perancangan boleh dijadikan sebagai asas untuk memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk membuat penilaian dan mengukur prestasi keseluruhan organisasi.

Pada masa yang sama Jaafar Muhammad, Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd Makbul melalui buku mereka Pengantar Pengurusan proses perancangan mempunyai kepentingannya yang tersendiri sebagaimana huraian berikut:

Pertama – Tumpuan & Kelenturan

Proses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat membantu organisasi mencapai prestasi yang lebih baik kerana:

·   Perancangan adalah adalah proses yang berorientasikan hasil dan membantu mewujudkan gerakkerja untuk  mencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi

·   Proses perancangan dapat membantu pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk memastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu.

·   Perangkaan pelan perancangan membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan diagihkan ke seluruh organsasi.

·   Proses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan merangka cara  untuk menghadapinya.

 

Kedua  – Meningkatkan penyelarasan

Perancangan disusun dan diatur bertujuan untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah penetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamat yang ditetapkan mencerminkan pengisian sebenar visi dan misi organisasi. Matlamat memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai oleh organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting, kerana semua tindakan yang disusun akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini.

Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah tiang-tiang yang perlu dibina oleh seluruh warga organisasi untuk menopang bumbung visi dan misi organisasi. Matlamat merupakan ‘masterplan’ kepada organisasi. Perancangan merupakan ‘blue-print’ untuk merealisasikannya. Tanpa perancangan, seluruh organisasi hilang arah panduan. Tanpa perancangan, segala arahan kerja tidak mempunyai ‘rohnya’ yang tersendiri.

 

Ketiga – Pengurusan Masa

Menurut Jaafar Muhammad, Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd Makbul, perancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurus masanya dengan baik. Mereka  turut menggariskan beberapa  panduan dalam pengurusan masa seperti berikut :

  • Berkata tidak pada pengurusan yang tidak mustahak
  • Jangan terperangkap dalamrutin organisasi.
  • Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima
  • Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji.
  • Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan.
  • Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.

 

Keempat – Memperbaiki Kawalan

Langkah-langkah dan tindakan perlaksanaan wujud hasil dari ‘outcome’ perancangan. Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan. Proses pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat berkesan. Tujuan pemantauan amat mudah, ia diwujudkan agar tindakan dilaksanakan mengikut perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.

Pemantauan memudahkan pengurus mengukur perkembangan tindakan perlaksanaan. Malah pemantauan memudahkan pasukan pelaksana mengesan sekiranya terdapat kesilapan dan seterusnya tindakan pembetulan dapat segera dilancarkan.

Perancangan juga memudahkan pihak pelaksana mengawal sumber bagi mengelakkan sumber yang diagihkan tidak mencukupi atau berlebihan. Perancangan juga membantu melicinkan proses kawalan kualiti ‘out-put’ organisasi dengan mekanisme kawalan kualiti yang tersusun dan sistematik.

 

Kepentingan perancangan yang lain adalah seperti berikut:-

1.    Perancangan membantu organisasi mengekalkan kesinambungan.

Organisasi mampu bertahan jika ada usaha untuk mempertahankannya. Jadi timbul pertanyaan di hati warga organisasi. Mempertahankan organisasi untuk apa? Persoalan ini akan membawa warganya kepada tujuan sebenar organisasi ditubuhkan. Visi dan misi dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semua pihak, mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, dengan terpenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu.

Tindakan perlaksanaan bagi setiap satu matlamat, memberi gambaran kepada warganya bahawa usaha menjayakan bererti memberikan nafas kepada organisasi untuk terus hidup. Nadi kepada semua ini adalah perancangan. Organisasi bergantung kepada sejauhmana kemampuan dan kebijakan warganya untuk merancang dan melaksanakan tindakan bagi meneruskan kesinambungannya.

 

2.    Perancangan membantu organisasi menangani risiko.

Apa jua bidang mempunyai risiko yang tersendiri. Risiko wujud dalam pelbagai bentuk. Risiko membentuk pelbagai halangan kepada organisasi dan warganya. Namun kebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana ia meninggalkan kesan negatif kepada organisasi. Namun ramalan dan dugaan ini tidak mempunyai apa-apa makna sekiranya organisasi tidak bertindak merancang apa-apa untuk menghadapinya.

Bergantung kepada kreativiti CEO dan pembuat keputusan organisasi untuk memutuskan pendekatan terbaik untuk menangani setiap risiko. Ada risiko yang boleh dielakkan sekadar berhati-hati dengan perkembangannya, ada pula yang terpaksa ditangani secara berhadapan dan perlu dihapuskan dan ada risiko yang sekadar perlu dikurangkan momentumnya sahaja. Dengan perancangan, organisasi dan warganya dapat menangani risiko dengan berkesan. Perancangan melicinkan proses penyelarasan

 

3.      Perancangan membantu mengoptimumkan sumber dan mengelakkan pembaziran

Setiap organisasi mempunyai kekuatan dan sumbernya yang tersendiri. Sumber terdapat dalam pelbagai bentuk. Ada sumber berbentuk struktur kewangan yang kukuh, ada yang berbentuk aset & material, ada yang mempunyai sumber tenaga kerja yang komited, terlatih dan pakar, ada pula yang berpaksikan kepada keunikan produk keluaran, ada yang bergantung kepada jaringan pembekal dan pasaran yang mempunyai persefahaman yang organisasi.

Perancangan dapat memberikan panduan kepada pihak pelaksana untuk menggunakan sumber dalam kuantiti dan jumlah yang sesuai. Dengan adanya perancangan pihak pelaksana dapat memanipulasikan sumber seoptimum mungkin mengikut kadar yang ditetapkan. Malah dengan adanya perancangan yang teratur, sumber yang pelbagai ini dapat diagihkan secara saksama berdasarkan keperluan disetiap bahagian dan unit. Perancangan dapat mengelakkan sumber dari diagihkan ke tempat yang tidak memerlukan. Pembaziran dapat dilelakkan.

Dengan perancangan juga, tumpuan dapat diberikan kepada usaha untuk mendapatkan sumber yang kritikal dari luar. Sumber dalaman yang sedia ada dalam organisasi pula boleh dirancang untuk dikekalkan dan diperkembangkan. Pembaziran sekali lagi dapat dielakkan, dengan mengurangkan aliran tunai keluar dari organisasi untuk memperolehi sumber yang tidak perlu.

 

4.    Organisasi yang teratur perancangannya dapat mewujudkan keyakinan pihak berkepentingan (pemegang taruh).

Setiap organisasi tidak dapat memisahkan dirinya dari pihak-pihak yang berkepentingan. Pihak berkepentingan ini terdapat di dalam dan diluar organisasi. Pemilik organisasi, pelabur, pemegang saham dan pekerja adalah pihak berkepentingan yang berada dalam organisasi. Manakala pembekal, pembeli, institusi kewangan yang memberi pinjaman, ejen, organisasi yang bersekutu dan orang ramai merupakan pihak luar yang mempunyai kepentingan.

Semua pihak yang berkepentingan ini harus diberikan keyakinan terhadap kemampuan organisasi untuk bertahan dalam persaingan. Mereka harus diberikan keyakinan bahawa organisasi ini mampu berdepan dengan apa jua jenis cabaran, dan mampu mengharungi sebarang perubahan. Apa jua usaha untuk meyakinkan pihak-pihak berkepentingan, akan menjadi sia-sia jika organisasi gagal merancangkan tindakan-tindakan yang sesuai untuk mencapai matlamatnya untuk meningkatkan keyakinan pihak-pihak berkepentingan ini.

Adalah menjadi satu kebiasaan, organisasi yang jelas perancangan dan hala tujunya lebih meyakinkan daripada organisasi yang tiada hala tujuan dan perancangan yang jelas.

 

5.    Perancangan yang teratur mewujudkan persaingan yang sihat.

Organisasi yang mempunyai perancangan yang teratur, lebih tersusun dan memudahkan urusan dengan pihak luar. Malah pihak luar dari organisasi mempunyai maklumat yang jelas tentang pelan tindakan dan hala tuju organisasi. Maklumat yang cukup dan tepat dan mengurangkan prasangka dan andaian buruk pihak luar tentang organisasi. Mereka lebih mudah berurusan disamping dengan keyakinan dengan kewibawaan organisasi yang teratur, akan mewujudkan persaingan yang sihat dengan organisasi.

Selain daripada itu, bahagian-bahagian dan unit dalam organisasi dapat menyusun rancangan dan pelan tindakan perlaksanaan teratur untuk mencapai matlamat organisasi. Masing-masing akan berusaha mempamerkan tindakan perlaksanaan yang tersusun, teratur, paling sistematik dan mampu mencapai objektif dalam tempoh yang diberikan. Fenomena ini mewujudkan persaingan sihat dalam organisasi itu sendiri.

 

 

Oleh : Hj. Mohammad Fauzi

Dalam bukunya Pengurusan Di Malaysia Dari Perspektif Islam, Azman Che Omar menekan bahawa proses perancangan haruslah mematuhi tiga prinsip seperti berikut:

Prinsip Pertama – Perancangan Ialah Kerja Semua Individu Di Dalam Organasasi

Proses perancangan adalah satu proses kerja yang berterusan sifatnya. Ia merangkumi pelbagai jenis fungsi dan tugas seperti mengumpulkan data dan maklumat, membuat analisis, merangka pelan strategik, merangka pelan tindakan, proses perlaksanaan, semakan dan post-mortem.

Semua proses ini bukan menjadi bebanan dan tugas pihak pengurusan tertinggi organisasi sahaja, malah ia turut menjadi tanggungjawab oleh semua individu yang bernaung di dalam organisasi berkenaan. Malah pekerja peringkat rendah seperti tukang sapu, tukang cuci, pemandu mahupun pengangkat barang mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tersendiri.

Apabila pelan strategik telah dirangka dan dibentuk, ia harus diikuti pula dengan pelan tindakan. Di dalam pelan tindakan akan tersenarailah tugas masing-masing mengikut jabatan dan sasaran yang perlu di capai oleh setiap indidivu dalam jabatan berkenaan akan dapat ditentukan.

Keadaan ini jelas, kerana dalam proses perancangan ada waktunya perancangan bermula dari pengurusan tertinggi yang diperturunkan kepada kumpulan pelaksana di bawah. Manakala kumpulan pelaksana dibawah akan merangka rancangan dan membuat penetapan sasaran selaras dengan objektif dan sasaran yang perlu dipenuhi oleh jabatan tempatnya bertugas.

Prinsip Kedua – Perancangan Perlu Fleksibel

Perancangan strategik mempunyai pecahan dan fasa perlaksanaan yang tertentu. Malah perancangan kerja yang disusun dalam setiap fasa juga mengikut jangka waktu (time frame) yang tertentu. Umpamanya rancangan tahunan melibatkan perancangan yang mengandungi sasaran yang perlu dipenuhi dalam tempoh 356 hari. Manakala rancangan jangka pendek pula biasanya mengambil masa 2 -3 tahun dan paling maksimum 5 tahun. Rancangan jangka panjang pula biasanya mempunyai paling minimum 5 tahun dan terdapat organisasi yang menyusun rancangan jangka panjangnya hingga ke 10 tahun.

Walaupun masa yang di ambil bagi jangka waktu dalam pelan perancangan mungkin pendek ataupun panjang, para penggubal dasar dan pakar perancangan haruslah mempastikan bahawa perancangan perlu bersifat fleksibel.

Kemampuan untuk bersifat fleksibel harus ada bagi mempastikan matlamat, objektif dan rancangan perlaksanaan dalam  pelan perancangan boleh disesuaikan mengikut keadaan semasa.

Keperluan kepada perancangan yang berisfat fleksibel amat terasa kepentingannya, terutama bagi organisasi yang bergantung sepenuhnya kepada permintaan dan keperluan pasaran. Malah perancangan juga harus fleksibel dengan mengambil kira kemungkinan berlakunya perubahan dalam kos pengeluaran.

 

Menjadi kebiasaan dalam proses merangka pelan perancangan, proses ramalan dan membentuk senario merupakan sesuatu yang menjadikan kewajipan, namun pihak pengurusan tertinggi organisasi haruslah bersedia untuk menghadapi sebarang perkara luar jangka.

Kemampuan membentuk rancangan yang bersifat fleksibel akan memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk menyusun semula perancangan sesuai dengan perubahan dan pada masa yang sama ia dapat mengukuhkan semangat dan keyakinan semua pihak dalam organisasi ketika berhadapan dengan perkara di luar jangkaan.

Prinsip Ketiga – Ketentuan Kejayaan Perancangan Datangnya Dari Allah s.w.t

Sebagai umat Islam, dalam semua usaha dan perkara baik yang dilakukan di dunia ini adalah untuk mendapatkan keredhaan Allah s.w.t. Oleh yang demikian, dalam pengurusan organisasi, proses perancangan merupakan usaha kita sebagai manusia untuk merangka, menyusun dan melaksanakan apa yang difikirkan terbaik untuk organisasi dan juga pihak-pihak yang mempunyai kepentingan di dalamnya.

Seiring dengan usaha, kita sebagai hamba-Nya haruslah sentiasa berserah kepada Allah s.w.t. Setiap usaha yang tidak dimulakan dengan ucapan Bismillahir Rahmanir Rahim akan menjauhkan usaha berkenaan dengan rahmat Allah Ta’ala.

Begitu juga dalam proses perancangan dan perlaksanaan, haruslah dilakukan dengan ikhlas, adil dan penuh ihsan untuk mendapat keredhaan Allah s.w.t. Pihak pengurusan tertinggi organisasi wajib untuk percaya kepada qadak dan qadar. Kejayaan perancangan di tentukan oleh Allah s.w.t.

Oleh yang demikian semua pihak haruslah sentiasa berusaha dengan bersungguh-sungguh, berdoa dan memunajat kepada Allah s.w.t agar segala yang diusahakan mencapaikan sasaran yang diharapkan.

“ Dan bila Engkau telah mempunyai keputusan yang tetap, percayakanlah (bertawakallah) dirimu kepada Allah, sesungguhnya Allah itu menyukai orang-orang yang mempercayakan diri (bertawakal) kepada-Nya.”

Surah Al Imran ayat 159

 

Oleh: Hj. Fauzi

 

Dalam pengurusan, setiap pendekatan mahupun proses-proses yang dilalui haruslah mempunyai asas yang kukuh. Asas ini menjadikan setiap proses berkenaan dapat dijalankan dengan mantap, berkesan dan bersifat kos efektif.

 

Berdasarkan bukunya Pengantar Pengurusan, Jaafar Muhammad dan rakan-rakan menggariskan beberapa asas perancangan yang patut dilaksanakan oleh para penggubal dasar dalam sesebuah organisasi seperti berikut:

 

  1. Keupayaan Meramal
  2. Kemampuan Mengenalpasti Senario
  3. Tanda Aras (Benchmarking)
  4. Penglibatan
  5. Kegunaan Perancang Organisasi

 

Pertama – Keupayaan Meramal

 

Para penggubal dasar dalam sesebuah organisasi haruslah bersifat sensitif dan peka terhadap keadaan yang telah, sedang dan bakal berlaku. Apa sahaja ‘cuaca’ yang sedang melanda negara, mahupun wilayah serantau ataupun perubahan berskala besar di peringkat global haruslah diambil kira sebelum menggariskan sesuatu pelan strategik.

 

Menjadi kebiasaan bagi para penggubal dasar akan lebih menekankan dan memberikan tumpuan tentang ramalan yang berkaitan keadaan ekonomi seperti kadar permintaan, kos pengeluaran, turun dan naik harga saham, komoditi dan bahan mentah, serta kadar pertukaran mata wang. Namun para penggubal dasar harus turut mengambil perhatian ke atas perkara-perkara seperti senario politik, pergolakan dalam negara dan serantau, ramalan ke atas perubahan ketara dalam demografi, ramalan kaji cuaca termasuklah pewartaan peraturan dan undang-undang baru. Kesemua ini memberikan kesan langsung dan tidak langsung terutama kepada organisasi yang bergantung kepada pengeluaran produk dan perkhidmatan yang berkait rapat dengan trend pasaran.

 

Pada pandangan Jaafar Muhammad dan rakan-rakan, proses ramalan boleh dilaksanakan menggunakan dua pendekatan. Pendekatan pertama adalah dengan menggunakan kaedah kualitatif yang melibatkan analisis ke atas pendapat pakar dalam pelbagai jenis bidang yang berkaitan. Proses analisis ini boleh dijalankan dengan penglibatan pakar dalam bidang khusus samada secara individu mahupun dilantik oleh panel.

 

Manakala kaedah kedua adalah dalam bentuk kuantitatif. Kaedah kuantitiatif ini lebih menekankan kepada penggunaan analisis matematik dan analisis statistik ke atas sekelompok data dalam format tertentu.

 

Kedua – Kemampuan Mengenalpasti Senario

 

Berdasarkan maklumat yang dikumpulkan dalam proses membuat ramalan, pihak pengurusan tertinggi organisasi dan para penggubal dasar haruslah berupaya menukar analisis berdasarkan maklumat berkenaan dan mampu membentuk senario.

Oleh sebab itu, dalam proses membuat ramalan, maklumat dan data-data yang dikumpulkan haruslah mempunyai jarak masa (time-frame) yang panjang. Jarak masa yang panjang ini penting bagi membolehkan para penganalisis membentuk 3 set senario iaitu senario sebelum, semasa dan senario akan datang.

 

Mengapa keupayaan membentuk senario itu penting?

 

Pembentukan senario amat penting kepada para penggubal dasar kerana dasar dan perancangan strategik lebih mudah dirangka sekiranya senario semasa dan masa akan datang dapat dikenalpasti. Manakala senario sebelum atau senario pada masa lalu amat penting untuk dijadikan tanda aras dan rujukan sekiranya berlaku tanda-tanda akan berlakunya semula perkara-perkara yang pernah tejadi sebelum ini.

 

Sebagai contoh, sebuah organisasi atau syarikat yang ditubuhkan dengan berdasarkan hasil kepada pengeluaran produk berasaskan getah umpamanya, haruslah mengambilkira keadaan masa lalu yang pernah menyebabkan permintaan ke atas produk berasaskan getah melonjak tinggi atau mengalami kemerosotan.

 

Pada masa yang sama para perancang dalam organisasi berkenaan haruslah berkemampuan membentuk senario keadaan semasa untuk melihat kepada permintaan dan trend pasaran ke atas produk berasaskan getah bagi mengetahui kadar produk yang perlu dikeluarkan dan kos yang perlu ditanggung oleh organisasi/ syarikat.

 

Akhirnya kemampuan membentuk senario masa akan datang yang dirangka berdasarkan data-data yang merangkumi maklumat-maklumat penting seperti kadar permintaan pasaran, trend, teknologi dan pelbagai faktor lain dapat membantu melicinkan pembentukan pelan strategik.

 

Para penggubal dasar dan perancang strategik akan lebih mudah menetapkan jenis dan kadar pengeluaran produk, lokasi pasaran yang perlu dipertahankan, ditinggalkan ataupun diteroka hinggalah kepada rancangan pengawalan sumber seperti kos bahan mentah, sumber manusia, mesin, R&D, dan lain-lain.

 

Selain daripada itu para penggubal dasar dan pakar perancangan strategik dapat membentuk pelan alternatif dan menyediakan langkah-langkah pencegahan dan pembentulan sekiranya berlaku perkara-perkara yang telah pun jangka akan menganggu kelancaran pelan tindakan yang telah dirancangkan.

 

Ketiga – Tanda Aras (Benchmarking)

 

Para penggubal dasar dan pakar perancang dalam organisasi haruslah berkemampuan untuk melaksanakan tanda aras sebelum membentuk sebarang pelan strategik mahupun menggubal ap jua pelan perancangan.

 

Sekiranya dalam proses pembentukan senario, para penganalisis, para penggubal dasar dan pakar perancangan strategik disaran untuk peka dan mengambil kira perkembangan sekeliling dalam suatu tempoh yang panjang dan dalam konteks yang amat luas. Namun benchmarking pula bersifat lebih fokus. Para penggubal dasar disarankan untuk mengenalpasti amalan organisasi luar yang sesuai untuk dijadikan perbandingan dalam membuat penilaian ke atas kemampuan dan prestasi organisasi sendiri.

 

Apakah maksud penandaarasan?

 

Penandaarasan didefinisikan sebagai proses mengenalpasti, berkongsi dan menggunakan pengetahuan dalam usaha ke arah perlaksanaan amalan terbaik. Ia memberikan penumpuan kepada usaha untuk meningkatkan proses pengurusan dengan mengeksploitasi pendekatan terbaik berbanding dari mengukur dan menilai amalan terbaik.

 

Secara umumnya penandaarasan adalah adalah proses mengenalpasti, memahami dan mengamalkan proses perlaksanaan yang telah terbukti keberkesanannya di organisasi lain yang melaksanakan usaha peningkatan prestasi.

 

Penandaarasan bertujuan untuk:-

 

  • Meningkatkan keuntungan dan keberkesanan operasi
  • Menggalakkan dan mengurus perubahan
  • Memperincikan matlamat
  • Mencapai tahap inovasi dan kreatif

 

Keempat – Penglibatan

 

Proses perancangan dalam organisasi tidak hanya dijayakan oleh pihak pengurusan tertinggi organisasi dan kumpulan atau individu yang dilantik khas oleh organisasi seperti penggubal dasar, penganalisis dan pakar perancangan strategik sahaja.

 

Semua pihak dalam organisasi memainkan peranan dalam usaha menjayakan proses perancangan mahupun terlibatkan dalam proses melaksanakan perancangan. Organisasi menempah risiko akan gagal jika ada pihak atau individu yang tidak dilibatkan secara langsung atau tidak langsung dalam proses ini.

 

Apa jua jawatan yang disandang samada besar atau kecil, setiap individu dalam organisasi mempunyai bahagian yang tersendiri dalam proses perancangan ini. Penglibatan seluruh warga organisasi dalam proses merancang, umpamanya dalam proses mengumpul maklumat dan data akan membolehkan organisasi mendapat pelbagai jenis data utama dan data sampingan.

 

Manakala penglibatan semua pihak dalam proses merangka pelan perancangan dalam pelbagai tahap membolehkan semua pihak menyumbangkan idea berdasarkan pengetahuan dan pengalaman masing-masing. Semua pihak boleh bertukar-tukar pandangan dan meningkatkan kefahaman dan semangat kepunyaan ke atas organisasi itu sendiri.

 

 Malah penglibatan menyeluruh oleh semua individu dalam organisasi akan memudahkan semua pihak memahami apakah yang ingin dicapai oleh organisasi, dan apakah peranan yang dimainkan oleh setiap individu untuk mempastikan objektif organisasi mencapai sasaran yang ditetapkan bersama.

 

 

 

Kelima – Kegunaan Perancang Organisasi.

 

Menurut  Jaafar, Mohd Hizam dan Zafir, Jawatan Perancang Organisasi atau lebih dikenali sebagai Perancang Korporat dipertanggungjawabkan untuk memantau penyelarasan sistem perancangan dalam organisasi. Mereka berpandangan Perancang organisasi haruslah mahir dalam semua langkah proses perancangan formal dan cekap menggunakan tanda aras, perancangan senario dan peramalan.

 

Mereka juga menggariskan bahawa tanggungjawab perancang organasasi adalah :-

 

-        Membantu pengurus bawahan menyediakan rancangan.

-        Membangunkan rancangan khusus apabilan diminta.

-        Mengumpul dan menyelaraskan perancangan maklumat organisasi

-        Membantuk mengkomunikasikan rancangan kepada pelbagai pihak dalam organisasi.

-        Mengawal rancangan sedia ada dan mencadangkan perubahan.

 

Usaha organisasi dalam melaksanakan proses perancangan akan lebih menjadi lancar dan mudah sekiranya kelima-lima asas di atas diberikan perhatian yang sewajarnya oleh pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk dilaksanakan.

 

Ciri-ciri Perancangan

 

Dengan merujuk kepada buku Pengurusan Terkini yang ditulis oleh Wan Azmi Ramli, beliau telah menggariskan sebanyak sembilan ciri perancangan yang baik seperti butiran berikut:

 

  • Kebolehlenturan – Kebolehlenturan adalah sangat penting terutama dalam proses menggubal perancangan jangka panjang. Dalam perancangan jangka panjang, kebiasaannya akan berlaku pelbagai perubahan yang di dorong oleh faktor dalaman mahupun faktor luaran organisasi. Oleh yang demikian matlamat dan kaedah perlaksanaan perancangan haruslah boleh diubah dan disesuaikan dengan keadaan semasa.

 

  • Kerasionalan – Pelan perancangan haruslah mempunyai sebab dan asas yang rasional. Penetapan objektif dan matlamat haruslah rasional untuk dicapai. Pelan perancangan haruslah rasional untuk dilaksanakan.

 

  • Keberkesanan Kos – Bagi organisasi yang bersifat entiti perniagaan, kos dan faedah keuntungan menjadi asas utama dalam setiap keputusan dan tindakan. Oleh yang demikian pihak penggubal dasar dan pakar perancang haruslah mempastikan kos sesuatu perancangan itu tidak bersifat overhead dari faedah dan keuntungan. Jika tidak organisasi akan berhadapan dengan kerugian.

 

  • Bersifat Formaliti – Pelan perancangan seharusnya bersifat formaliti dan tersusun. Ia mesti dirangka dan disediakan menggunakan format yang tertentu. Semua maklumat dan arahan mestilah selaras supaya ia boleh diikuti. Setiap perkataan dan ayat yang disusun adalah jelas dan mudah difahami oleh setiap pihak dipertanggungjawabkan untuk melaksanakannya.

 

  • Kerahsiaan – Walaupun pelan strategik dan pelan tindakan haruslah disampaikan secara kepada semua warga organisasi secara menyeluruh namun ’blue frame’ perancangan ataupun formula-formula serta hasil analisis data haruslah diketahui oleh individu tertentu sahaja.

 

  • Jangka Waktu – Pelan perancangan yang jelas dan mantap haruslah mempunyai time-frame atau jangka waktu. Ini akan memudahkan setiap pihak menyusun jadual kerja mengikut waktu yang ditetapkan.

 

  • Relevan – Pelan perancangan haruslah relevan dan selaras dengan tujuan utama organisasi ditubuhkan.

 

  • Menyeluruh – Sebagaimana yang dihuraikan sebelum ini, pelan perancangan haruslah mudah difahami, bersifat komprehensif, mencakupi semua perkara, melibatkan semua pihak dalam proses perlaksananaan dan bersifat menyeluruh.

 

  • Ketepatan :- dalam menghuraikan perkara yang berkaitan dengan ketepatan, Wan Azmi Ramli menggariskan bahawa jawapan kepada persoalan-persoalan dibawah akan memberikan gambaran keseluruhan tentang kepentingan ketepatan dalam proses perancangan:

 

  • Apa yang hendak dibuat?
  • Bila ia akan dilaksanakan?
  • Dimana ia akan dibuat?
  • Bagaimana cara perlaksanaannya?
  • Siapa yang akan terlibat?

Oleh: Hj. Fauzi

Sebagaimana yang telah dicatatkan sebelum ini, berdasarkan Kamus Dewan Bahasa, ‘merancang’ ditakrifkan sebagai ‘proses merencanakan atau mempersiapkan’. Takrifan yang ringkas ini walaupun mampu dihuraikan namun skop huraiannya mungkin agak terhad.

Merujuk kepada beberapa buah buku pengurusan, takrif perancangan mempunyai skop yang lebih luas. Umpamanya Harold Koontz dan Heiz Weihmict dalam buku mereka ‘Management’ mentakrifkan perancangan sebagai satu proses pengurusan yang melibatkan pemilihan misi, penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada masa yang sama, perancangan melibatkan  proses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke atas pelan tindakan.

Manakala James A.F Stoner  dan Charles Wankel dalam buku mereka yang turut mempunyai tajuk yang sama iaitu ‘Management’ mentakrifkan perancangan sebagai satu garis panduan yang dirangka oleh pihak atasan sesebuah organisasi bagi mencapai maksud asal penubuhannya. Pada masa yang sama, perancangan membantu pihak pengurusan organisasi menentukan arah tujuan organisasi, memutuskan isu-isu yang berkaitan dengan persoalan mengenai – apa, bila dan bagaimanakah pelan perancangan akan dilaksanakan dan siapa yang akan melakukannya. Stoner dan Wankel juga melontarkan pandangan bahawa ’perancangan tanpa pelaksanaan adalah satu perbuatan yang sia-sia.’

Dengan merujuk kepada buku ’Pengantar Pengurusan’ yang ditulis oleh Jaafar Muhammad,  Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd Makbul mereka memetik pandangan dua orang tokoh dari barat yang memberikan pandangan tentang definisi perancangan seperti berikut:

  1. Daft (1997) – Perancangan merupakan satu proses penetapan objektif dan menentukan apakah yang mesti dilakukan untuk mencapai objektif tersebut.
  1. Robbins & Coulter (1999) – Perancangan merupakan satu proses yang melibatkan pentakrifan objektif dan matlamat organisasi, mewujudkan strategi keseluruhan untuk mencapai matlamat-matlamat ini dan membangunkan rancangan yang menyeluruh untuk menyelaras dan mengintegrasikan semua aktiviti dalam organisasi.

 

Dalam buku Pengurusan Terkini yang ditulis oleh Wan Azmi Ramli, beliau memetik beberapa lagi tokoh sarjana pengurusan dari barat dalam memperkayakan lagi takrif ’pengurusan’ sebagaimana yang dicatatkan secara verbatim seperti butiran berikut:

 

  1. Gary Dessler – Kaedah-kaedah yang terperinci yang diatur terlebih dahulu sebelum membuat sesuatu.
  1. Andrew F. Sikula – Aktiviti-aktiviti fizikal dan mental yang dibuat sebelum berlakunya sesuatu.

 

 

  1. David Ewing – Suatu usaha untuk mewujudkan sesuatu yang belum wujud.

 

  1. Micheal Scoot – Suatu proses analitikal yang merangkumi penilaian masa depan, pembentukkan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai matlamat dan pemilihan suatu tindakan di antara beberapa alternatif.

 

  1. Harold Koontz – Penentuan tentang apa yang hendak dibuat, bagaimana melaksanakannya dan siapa yang akan menjadi pelaksana.

Malah Wan Azmi Ramli sendiri memberikan pandangannya dengan mentakrifkan perancangan sebagai satu penentuan arah tujuan yang bakal dilakukan oleh sesebuah organisasi. Ini memerlukan penentuan tentang siapa yang akan membuatnya, bila masanya dan bagaimana caranya untuk melaksanakannya.

Selain dari Wan Azmi Ramli, salah seorang sarjana pengurusan di Malaysia iaitu Azman Che Omar melalui bukunya Pengurusan Di Malaysia Dari Perspektif Islam mendefinisikan perancangan sebagai satu proses menentukan objektif yang dikehendaki oleh pihak pengurusan atasan organisasi. Dengan adanya perancangan, pihak pengurusan atasan sesebuah organisasi akan dapat merangka srategi-strategi tindakan yang sesuai dan terbaik dengan mengambil kira faktor-faktor dalaman organisasi dan persekitaran luaran yang akan mempengaruhi kehidupan sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut.

Menurut Azman Che Omar lagi, perancangan melibatkan rangkaian aktiviti yang menyeluruh dalam mencapai pelbagai matlamat yang telah ditentukan. Jawapan kepada persoalan di bawah akan dapat melicinkan lagi proses perancangan dan pelaksanaan pelan tindakan;

  1. Apa yang diperlukan?
  2. Siapa yang bertanggungjawab?
  3. Bila akan dibuat?
  4. Mengapa tindakan tersebut diambil?

Takrifan-takrifan yang disenaraikan di atas dapat memberikan lebih penjelasan tentang definisi perancangan dari sudut pandangan sarjana barat mahupun cendekiawan tempatan dalam bidang pengurusan.

Oleh: Hj. Mohammad Fauzi

Posting terakhir penulis mengenai pengurusan adalah pada 16 April 2008. Nampaknya setelah 5 tahun, baharulah penulis beranjak untuk meneruskan perkongsian ilmu dan maklumat tentang pengurusan. Penulis memohon maaf kepada para pembaca atas perkongsian ilmu yang ‘tergantung’ selama 5 tahun dan berhasrat untuk meneruskan perkongsian ilmu sehingga selesai huraian tentang rangkaian P.O.S.C.O.R.B yang menjadi salah satu pendekatan yang paling popular untuk memahami konsep asas pengurusan.

Bagi menggerakkan apa jua organisasi, pengurusan memainkan peranan utama. Pengurusan merupakan satu proses atau kitaran kerja terancang dan teratur khusus untuk mencapai matlamat dan objektif yang telah disusun selaras dengan misi dan visi organisasi. Secara sepintas lalu untuk tujuan ulangkaji, proses kitaran pengurusan mempunyai pelbagai kaedah dan pendekatan. Salah satu yang paling terkenal dengan akronim P.O.S.D.C.O.R.B diperkenalkan oleh Luther Gullick dan Lyndall Urwick dalam kertas kajian yang ditulis oleh mereka pada tahun 1937.

Menurut Gullick,  P.O.S.D.C.O.R.B diterjemahkan seperti berikut:-

  • Planning  – Proses penetapan matlamat dan penyusunan pelan tindakan untuk mencapainya dalam jangka waktu yang ditetapkan.
  • Organizing – Proses penyusunan hierarki organisasi bagi memudahkan proses agihan dan penyelarasan tugas selaras dengan visi dan misi organisasi.
  • Staffing – Proses yang melibatkan seluruh aspek pengurusan sumber manusia.
  • Directing – Proses pembuatan keputusan, penyediaan dan pengedaran arahan kepada pihak yang akan melaksanakannya.
  • Co-ordinating – Proses penyelarasan tugasan, tindakan dan semua perkara yang berkaitan dengan aktiviti yang disusun bagi mencapai visi dan misi.
  • Reporting – Proses yang berkaitan dengan penyediaan laporan, data, statistik dan pembinaan pengkalan data serta mekanisme aliran laporan dalam organisasi.
  • Budgeting – Proses yang berkaitan dengan pengurusan apa jua jenis sumber yang mempunyai implikasi kewangan.

Image

Perancangan merupakan elemen yang pertama dalam rangkaian P.O.S.D.C.O.R.B ini. Dalam bidang pengurusan, perancangan adalah kata-kunci pertama ataupun langkah pertama yang perlu diambil oleh pengurus dalam melancarkan perjalanan sesebuah organisasi.

Tanpa perancangan yang sistematik dan tersusun, keseluruhan kitaran POSDCORB akan hilang arah tuju. Proses kitaran pengurusan organisasi yang dinamik, memerlukan CEO yang berkemampuan melihat jauh ke hadapan. Kemampuan ini diterjemahkan dengan kemampuan CEO untuk menggariskan andaian yang munasabah berdasarkan situasi berkaitan yang sedang berlaku di persekitaran organisasinya. Kemampuan ini juga diterjemahkan dengan kemampuan menyusun rancangan rapi untuk mencegah kesan negatif yang mungkin timbul dan mengatasi masalah yang diramal bakal timbul. Kemampuan CEO lebih terserlah bilamana ia mampu menggembling sumber-sumber dan kelebihan organisasinya untuk melaksanakan rancangan yang telah disusun olehnya untuk mencapai objektif yang telah disasarkan.

 

Tujuan Perancangan/Kenapa Mesti Merancang?

Kehidupan manusia tidak sunyi dari sebarang aktiviti. Ada yang menamakannya tugasan, rutin harian, pekerjaan dan sebagainya. Ada yang dilakukan secara bersendirian, berkumpulan ataupun melibatkan satu pasukan. Ia berlaku di mana-mana sahaja dari sekecil aktiviti individu, keluarga, masyarakat setempat hingga ke organisasi tempat bertugas. Malah ada yang melibatkan skala yang besar hingga ke peringkat nasional dan antarabangsa.

Apa sahaja pekerjaan, tugasan dan perkara yang seumpamanya memerlukan perancangan. Apakah pengertian dan takrif umum perancangan? Menurut Kamus Dewan Bahasa ‘merancang’ ditakrifkan sebagai ‘proses merencanakan atau mempersiapkan’. Dari sudut akademik, memetik dari buku Pengantar Pengurusan oleh Jaafar Muhammad, Robbins & Coulter (1999) mentakrifkan perancangan sebagai ‘proses yang melibatkan pentakrifan objektif dan matlamat organisasi, mewujudkan strategi keseluruhan untuk mencapai matlamat-matlamat dan membangunkan rancangan yang menyeluruh untuk menyelaras dan mengintegrasikan semua aktiviti dalam organisasi’.

Langkah pertama dalam perjalanan yang jauh dalam apa jua proses kitaran kerja pasti bermula dengan perancangan. Persoalan-persoalan berikut mungkin dapat membantu kita memahami hikmah di sebalik pentingnya perancangan dalam kehidupan seharian:-

  • Teraturkah kehidupan harian seseorang jika dia tidak merancang apa-apa sebaik sahaja membuka mata?
  • Lancarkah sebuah majlis perkahwinan jika tiada apa-apa rancangan disusun dan diatur?
  • Dapatkah pekerja melaksanakan tugasnya dengan berkesan jika organisasi tempatnya bertugas tidak membuat sebarang perancangan?
  • Mampukah negara mencapai kemajuan jika pemimpinnya tidak merancang apa-apa?
  • Adakah harapan untuk memenangi peperangan jika pimpinan angkatan tentera tidak merancang apa-apa?

Maka mustahil bukan itu mengecapi apa jua kejayaan dan pencapaian objektif jika tidak merancang apa-apa.

‘Gagal Merancang, Merancang Kegagalan’

Mantera Beradu – Sifu M.Nasir

            Perancangan tidak semestinya berada dalam keadaan yang formal. Banyak kegiatan harian dan bersifat sosial yang turut melibatkan perancangan yang teliti. Dari program perkelahan keluarga, percutian hujung minggu, hinggalah kepada perancangan perbelanjaan bulanan dan pengendalian majlis serta program komuniti setempat.

Perancangan yang formal biasanya disertakan dengan dokumen bertulis, objektif, mempunyai pelan tindakan, anggaran masa dan kos dan catatan ‘person in charge’. Dalam konteks perancangan formal, perancangan merupakan satu proses menterjemahkan idea bagi melaksanakan aktiviti-aktiviti selaras dengan sumber, kemampuan dan matlamat utama organisasi. Oleh yang demikian, perancangan yang digariskan haruslah selari dengan misi dan visi organisasi. Manakala pelan tindakan yang disusun selepas itu akan disusuli dengan arahan rasmi yang akan diikuti dengan jelas sebagaimana yang digariskan dalam rancangan.

James A.F Stoner & Charles Wankel dalam bukunya ‘Management’ menyatakan bahawa proses perancangan adalah proses membentuk dan memilih langkah pelaksanaan untuk menyelesaikan sesuatu perkara. Dalam menguruskan sesebuah organisasi, perancangan perlu bagi membolehkan CEO dan para pengurus di bawahnya untuk merangka tindakan-tindakan yang sesuai bagi merealisasikan matlamat organisasi. Selain daripada itu perancangan dapat membantu melicinkan usaha berikut:-

  1. Menyusun tindakan pelaksanaan mengikut fasa-fasa sesuai dengan keutamaan.
  2. Mengenalpasti sumber yang bersesuaian.
  3. Memudahkan agihan sumber mengikut keperluan dan keutamaan.
  4. Merangka pelan tindakan kecemasan atau Pelan B.
  5. Memudahkan usaha merangka tindakan pembetulan sekiranya wujud masalah.

Tanpa perancangan yang teliti perkara-perkara tersebut tidak dapat dilaksanakan. Walaupun sesetengah pihak menyatakan bahawa, tugasan tetap boleh dilaksanakan, namun ia dilaksanakan tanpa arah dan tujuan. Pemimpin yang bijak adalah pemimpin yang mampu merancang, mengarahkan dan menyelaraskan pelaksanaan rancangan. Pengurus yang cekap mampu melaksanakan perancangan mengikut jadual yang ditetapkan. Pentadbir yang berwibawa mampu memanipulasikan sumber untuk melicinkan segala tindakan sebagaimana yang digariskan bagi mencapai matlamat yang telah disasarkan untuk dicapai oleh kumpulan kerjanya. Walau apa jua bentuknya, perancangan adalah langkah pertama yang pasti berakhir dengan dengan dua keadaan, samada objektif tercapai atau tidak.

Perancangan tidak semestinya menghasilkan satu panduan pelaksanaan dan pelan perancangan yang baru. Ia mungkin terdiri dari beberapa pelan perancangan yang digabungkan, ataupun mungkin pelan perancangan lama yang diberikan sentuhan baru ataupun pelan perancangan sedia ada yang diubah berdasarkan keadaan semasa organisasi.

Terdapat juga pelan perancangan yang diubahsuai selaras dengan perubahan matlamat organisasi. Dalam perancangan terdapat beberapa perkara utama yang perlu diberikan perhatian dalam proses perancangan. Antaranya adalah matlamat yang ingin dicapai melalui pelan oleh organisasi dan kemampuan para perancang mengeksploitasikan kemampuan meramal ketika merangka rancangan. Malah dalam proses perancangan, organisasi juga harus melihat dengan teliti hubungkait prestasi organisasi dengan proses perancangan.

Hubungan Kait Perancangan Dengan Prestasi Organisasi

 

Terdapat kajian yang dijalankan oleh Pearce, Robbins dan Robinson (1987) dan kajian oleh Capon, Parley dan Hulbert (1994) yang mengaitkan perancangan dengan prestasi sesebuah organisasi. Kajian berkenaan merumuskan bahawa:-

  • Perancangan formal berkait rapat dengan keuntungan yang tinggi, kadar pulangan atas aset yang tinggi dan prestasi kewangan yang memberangsangkan.
  • Kualiti proses perancangan dalam organisasi dan bagaiman melaksanakan apa yang dirancang akan menyumbang ke arah prestasi organisasi yang lebih baik.
  • Organisasi yang mengadakan perbincangan formal tetapi memperolehi prestasi yang kurang memuaskan disebabkan oleh peraturan kerajaan, kekuatan kesatuan sekerja dan faktor lain yang menghalang kesan baik perancangan ke atas prestasi organisasi.

Sumber: ’Pengantar Pengurusan’

Jaafar Muhammad , Mohd Hizam Hanafiah & Zafir Mohd Makbul

Oleh: M. Fauzi

 

Setelah melalui tiga (3) siri tentang pengurusan masa dengan melihat konsep pengurusan masa, dan melihat pengurusan masa dari perspektif barat dan pandangan Islam, maka dalam bahagian akhir ini, penulis ingin berkongsi Sepuluh (10) saranan bagi pengurusan masa yang berkesan.

 

  1. Budayakan Tabiat Suka Mencatat – Umumnya ramai dalam kalangan kita yang merasa penat kerana terlalu memikirkan banyak perkara, terutama apabila kita cuba untuk memastikan semua tugasan dilaksanakan mengikut jadual dan perancangan. Kenapa tidak cuba untuk membudayakan diri kita membuat catatan, ia sangat membantu meringankan beban fikiran.Image

Budaya suka mencatat juga dapat memastikan idea tidak dibazirkan hanya kerana kita lupa, sebaliknya dapat dikembangkan. Idea tidak datang selalu, jadi amalkan membawa buku catatan kecil dan pen dimana jua anda berada.

  1. Susun Tugas Mengikut Keutamaan – Menyusun tugas mengikut keutamaan menjadikan diri kita lebih fokus disamping dapat menjimatkan masa. Kaedah Eisenhower Box, POSEC & Kaedah Fiqh Awlawiyyat yang diterangkan dalam artikel sebelum ini dapat dijadikan panduan.
  2. Bezakan Tugasan Utama & Tugasan Sampingan – Elakkan dari mencampur-adukkan tugasan utama dan tugasan sampingan. Rujuk senarai tugas anda.
  3. Rancangkan Jadual Kerja Anda – Rancang jadual kerja mengikut minggu dan bulan. Peruntukkan waktu untuk merancang kerja dan menyemak kembali pencapaian setiap minggu.
  4. Berfikir Sebelum Bertindak & Belajarlah Berkata Tidak – Amalkan berfikir sebelum bertindak dan memberikan sebarang persetujuan. Manusia dipegang pada janji dan kerana mudah menerima dan berjanji, maka ramai dalam kalangan kita yang merasa terbeban untuk memenuhinya. Belajarlah untuk berkata tidak kepada perkara-perkara yang dirasakan tidak perlu dan membazirkan masa.
  5.  Peningkatan Diri Secara Berterusan – Luangkan masa konsisten untuk mempelajari perkara baru, atau sekurang-kurangnya dengan membaca. Membaca dapat meningkatkan pengetahuan dan keupayaan diri. Kedua-duanya dapat membantu membina keyakinan diri terutama dalam menjalankan tugasan seharian.
  6. Jadualkan Tugasan Harian Anda – Terdapat tugasan atau perkara-perkara yang dibuat secara rutin setiap hari. Agihkan waktu yang bersesuaian untuk memastikan tugasan tersebut berjalan lancar.
  7. Hapuskan Tabiat Membazir Masa – Setiap orang mempunyai kelemahan tersendiri, apatah lagi dalam pengurusan masa.  Cuba kenalpasti dan hapuskan tabiat buruk berkenaan. Aktiviti seperti berbual kosong, menonton tv secara keterlaluan, melayari internet tanpa tujuan, chatting dsb haruslah dihapuskan dari kamus hidup anda.
  8. Mengapa Buat Kerja Orang Lain? – Adakah dengan membuat kerja orang lain, anda menjadi popular dan disenangi, menjadi hero ataupun anda sebenarnya membuat kerja yang tidak bermanfaat – membazirkan masa sendiri?
  9. Jangan Jadi Perfectionist – Anda pentingkan kesempurnaan? Ia adalah ciri yang bagus, tetapi tidak semua tugas memerlukan anda mengerahkan kemampuan anda semaksimum mungkin. Ada tugasan yang perlukan ketelitian dan ada tugasan yang mudah serta ringkas untuk dilaksanakan.

 

Semoga perkongsian ilmu ini dapat memberikan manfaat kepada para pembaca sekalian. Selamat mencuba. Ilmu tanpa amal ibarat pohon yang tidak berbuah. Wallahu’alam…

ImageOleh: A. Amri

 

 

 

 

 

Banyak cakap-cakap kebelakangan ini mengenai visi dan misi organisasi. Organisasi yang mempunyai misi dan visi yang jelas umpama peluru berpandu. Ia diprogramkan untuk menumpukan seluruh tenaga bagi menuju satu matlamat yang spesifik. Manakala organisasi yang tiada matlamat yang jelas umpama kapal layar yang tiada arah tuju, bergantung kepada sang angin membawa ia ke mana sahaja.

               Ada organisasi yang memakan masa berbulan-bulan dan membelanjakan wang mencecah lima angka hanya untuk merangka hala tuju organisasi. Namun, di akhir bengkel dan perbincangan, dokumen setebal tesis PhD itu akan berkubur di atas meja atau rak, mengumpul debu dan sawang. Sesekali apabila timbul idea baru, itulah kiblat yang akan menjadi tumpuan seluruh organisasi. Akibatnya, sumber tidak tahu hendak dihalakan ke mana, tenaga tidak pasti hendak ditujukan ke mana. Benarlah kata bijak pandai, ramai manusia mencari sesuatu yang ia tidak pasti.

               Organisasi yang seperti ini boleh dianalogikan dengan sebuah kapal ‘cruise’ mewah, berlegar-legar di lautan tanpa arah tuju. Belayar semata-mata untuk memenuhi nafsu orang yang hendak berseronok dan bersantai. Apa guna misi dan visi jika tidak ada roh dan kesungguhan untuk mencapainya. Buangkan saja visi dan misi itu ke bakul sampah!

                Kaedah terbaik untuk mencapai impian adalah dengan bekerja merealisasikannya. Perjuangan memenuhi visi dan misi hanya dapat digerakkan apabila perjuangan itu sendiri berdiri atas falsafah yang kukuh, bukan angan-angan yang tidak realistik. Perjuangan adalah burning desire dalam jiwa setiap ahli dalam organisasi. Setiap ahli bersungguh untuk capai satu matlamat. Apabila asas perjuangan ini tidak kukuh, maka ahli-ahli dalam organisasi akan mencari peluang memenuhi agenda peribadi.

Falsafah Universiti: Antara Prinsip dan Praktis

               Universiti sebagai tapak menggerakkan proses pendidikan untuk membina sebuah peradaban, perlu konsisten dalam memenuhi falsafah penubuhannya. Visi dan misi perlu selari dengan matlamat yang ingin digapai dalam falsafah tersebut, dan bukan berubah setiap tiga atau lima tahun. Walaupun dunia berubah dan setiap organisasi perlu berubah, tetapi perubahan hanya dalam pendekatan, bukan asas penubuhan. Sebagai contoh, penulis mengambil falsafah Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) yang antaranya berbunyi:

“…bertanggungjawab untuk mendidik pelajar-pelajarnya malah seluruh anggota masyarakat Universiti sendiri, memiliki ciri-ciri beriman sejati, berkeperihatinan atas kesucian ilmu dan pengetahuan, kebijaksanaan dan berkeikhlasan intelek, berperikemanusiaan dan bertatalaku mulia…”

               ImageFalsafah yang disusun padat dengan nilai insan dan keinsanan ini menekankan aspek-aspek yang menjadi tonggak dalam menggerakkan universiti. Pertama, ia menggunakan perkataan ‘mendidik’ dan bukan ‘mengajar’. Maka, makna tersirat di sini adalah keperluan seluruh warga kerjanya menunjukkan contoh ikutan kepada pelajar-pelajar serta anggota masyarakat, dan bukannya sekadar mengarah membuat sesuatu atau memberitahu tentang ilmu baru. Nabi Muhammad s.a.w. sendiri berdakwah melalui contoh tauladan dan bukan ‘cakap tak serupa bikin’.

               Kedua, falsafah tersebut menggariskan lima ciri-ciri insani yang perlu ditanam dan dibangunkan dalam setiap individu dalam universiti iaitu beriman dengan sebenar-benar keimanan, prihatin dan memelihara kesucian ilmu daripada dilacurkan, bijaksana dan ikhlas dalam menggunakan daya fikir, menghadapi cabaran dan permasalahan dengan sifat kemanusiaan, dan akhir sekali berakhlak dalam setiap tingkah laku. Justeru, inilah asas kita untuk bergerak kehadapan. Namun, walaupun prinsipnya jelas, tetapi praktisnya bagaimana? Adakah prinsip dan ciri-ciri ini benar-benar menjadi pegangan dan panduan pengurusan?

Empat Elemen Menjana Organisasi Cemerlang

               Dalam buku ‘Membentuk Suasana Kerja Positif: Aspek Hubungan Manusia dan Persekitaran Sosial’ (2005), ia menggariskan empat elemen utama bagi menjana produktiviti dan organisasi yang cemerlang iaitu kepimpinan, perkongsian maklumat, latihan pembangunan yang berterusan, dan budaya kerja. Menurut kajian buku tersebut, pemimpin adalah elemen utama yang mampu menggerakkan seluruh organisasi ke arah kecemerlangan. Tanpa pemimpin yang mempunyai misi dan visi yang jelas, sukar bagi sesebuah organisasi untuk mencapai kecemerlangan.

               Berkaitan perkongsian maklumat pula, organisasi yang mahu mencapai tahap produktiviti yang tinggi perlu faham bahawa pekerja juga inginkan maklumat dari segi prestasi, perancangan dan pencapaian, bahkan masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi. Maklumat seumpama ini mendorong pekerja untuk bekerja dengan lebih gigih atas asas shared-effort untuk menjayakan organisasi. Dalam kata lain, pekerja ingin menjadi sebahagian daripada kajayaan organisasi.

               Aspek pembangunan sumber manusia tidak wajar dipandang sebelah mata. Oleh itu, latihan yang berterusan perlu untuk meningkatkan kemahiran dan motivasi bagi memastikan organisasi terus kekal kompetitif. Kajian pada 2002 mendapati bahawa kemahiran yang ada pada seseorang pekerja akan ketinggalan zaman dalam masa tiga tahun, dan menjadi jumud setelah lima tahun!

                Elemen terakhir bagi menjana produktiviti dan kecemerlangan organisasi adalah budaya kerja atau di sesetengah tempat disebut budaya korporat. Budaya kerja akan mencorakkan tingkah laku dalam sesebuah organisasi sama ada positif atau negatif, dan ia bermula dari atas iaitu kepimpinan. Dalam buku ‘Mengurus Perubahan dalam Organisasi’ (2008), ia mengatakan bahawa pemimpin berperanan menyediakan model yang boleh dicontohi. Pekerja akan menghargai dan bersedia untuk bertindak selaras dengan kesungguhan yang dipamerkan oleh pemimpin. Budaya kerja atau korporat yang menggalakkan pembelajaran, ganjaran kepada idea baru dan meransang inovasi akan menjurus pekerja untuk lebih bersedia menerima perubahan budaya.

Rumusan

               Semua pihak harus kembali kepada asas (back to basic) untuk maju ke hadapan. Berpeganglah kepada prinsip ‘Mereka yang gagal untuk merancang, sebenarnya merancang untuk gagal’. Justeru, rancanglah agar universiti kita bisa cemerlang.

Oleh: M. Fauzi

Islam adalah Ad-Deen… lengkap, menyeluruh dan wajib dijadikan panduan dalam kehidupan dari segenap aspek termasuklah pengurusan masa.

Ingatan Allah Ta’ala Buat Seluruh Manusia

Allah s.w.t telah mengingatkan manusia tentang kepentingan masa dan ketelitian dalam menguruskannya. Firman Allah s.w.t dalam surah Al-Asr (Masa) yang bermaksud :

               “Demi masa. Sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam kerugian. Kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal soleh dan nasihat-menasihati supaya mentaati kebenaran dan nasihat-menasihati supaya menatapi kesabaran.”

Image

Ayat di atas menggambarkan bahawa manusia yang tidak memanfaatkan masa dengan sebaik-baiknya untuk mentaati perintah Allah Ta’ala & Rasul-Nya  adalah dari golongan yang rugi. Golongan manusia  yang turut dianggap rugi adalah kelompok manusia yang membiarkan masa berlalu tanpa memanfaatkannya untuk saling menasihati dan membimbing manusia yang lain untuk mengamalkan Islam sebagai cara hidup (way of life). Golongan yang rugi juga adalah mereka yang gagal melaksanakan tanggungjawab sebagai khalifah di bumi Allah Ta’ala kerana lalai, kurang ilmu dan leka dengan nikmat kehidupan dunia yang sementara sifatnya.

Rugi di dunia kerana masa tetap berlalu dan tidak dapat diputarkan kembali…

Rugi di saat sakaratul maut di kerongkong kerana pintu taubat sudah tertutup untuk selama-lamanya…

Rugi di akhirat kerana hari pembalasan tetap akan ditempuh tanpa boleh berpatah balik lagi…

Justeru, bagaimanakah kaedah terbaik memanfaatkan waktu dengan sebaiknya dari sudut pandangan Islam?

Hadis Rasulullah Sebagai Ingatan

Rasulullah s.a.w telah menitipkan pesanannya buat para sahabat dan umat Islam zaman-berzaman melalui hadis yang diriwayatkan oleh At-Timidzi dan Muslim:

“Dari Amru bin Maimun r.a pada suatu hari Rasulullah s.a.w telah menyampaikan sabdanya yang bermaksud : Rebutlah peluang lima perkara sebelum datangnya lima perkara iaitu

 

  • Masa mudamu sebalum datangnya hari tua,
  • Masa sihatmu sebelum datangnya masa sakit,
  • Masa kayamu sebelum datangnya masa miskin,
  • Masa lapangmu sebelum datangnya masa sibuk,
  • Masa hidup sebelum datangnya malaikat mencabut nyawa.

Maksud tersirat hadis yang amat popular ini, mengingatkan umat Islam agar tidak mengamalkan budaya suka menangguh terutama dalam perkara-perkara yang bermanfaat untuk kehidupan di dunia dan akhirat.Image

Jangan bertangguh dalam melaksanakan hak, amanah dan tanggungjawab…

Jangan bertangguh dalam melaksanakan amal ibadat…

Jangan bertangguh dalam menyebarkan syiar Islam…

Jangan bertangguh dalam soal memperjuangkan dan mempertahankan kedaulatan Islam…

Jangan bertangguh dalam menegakkan hukum syarak…

Jangan bertangguh dalam menyempurnakan tugasan yang diamanahkan dalam pekerjaan…

Sabda Rasulullah s.a.w :

“Bekerjalah kamu di dunia seolah-olah kamu akan hidup seribu tahun, dan beramallah kamu untuk akhirat seolah-olah kamu akan mati esok hari” (Riwayat Bukhari dan Muslim).

Fiqh Awlawiyyat Bagi Pengurusan Masa Zaman Moden

 

Kehidupan di zaman moden ini memaksa manusia bertindak dengan pantas, seiring dengan cepatnya peredaran waktu. Umat Islam harus tidak ketinggalan dalam mengejar arus kemodenan ini, jika tidak mahu dilihat sebagai umat yang mundur.

Kualiti seseorang dalam dunia pekerjaan hari ini diukur dengan kemampuan seseorang untuk bertindak pantas, cekap dan mampu melaksanakan pelbagai peranan dan fungsi. Keadaan ini menjadikan manusia semakin sibuk. Di sebalik kesibukan ini, setiap hari manusia menghadapi dilemma, banyak perkara untuk dipilih, ada perkara yang harus dilepaskan atau ditangguhkan ke tepi buat sementara waktu. Apakah pendekatan yang disarankan oleh Islam untuk menghadapi situasi sebegini?

Jawapannya terdapat dalam pengurusan masa menurut konsep ‘Fiqh Awlawiyyat’. Apakah yang dimaksudkan dengan Fiqh Awlawiyyat? Ulama tersohor dunia Islam masakini, Prof. Dr. Yusuf Al-Qardhawi mentakrifkan Fiqh Awlawiyyat sebagai:

               ‘Menetapkan sesuatu pada martabatnya, tidak mengkemudian apa yang perlu didahulukan atau mendahulukan apa yang dikemudiankan, tidak mengecilkan perkara yang besar dan membesarkan perkara yang kecil’. (Terjemahan dari: diniahfalahiah.blogspot.com)

Bagaimanakah konsep Fiqh Awlawiyyat digunapakai? Dari sudut pengurusan masa, Fiqh Awlawiyyat menekankan konsep menetapkan keutamaan (prioritize) dalam membuat perancangan kerja. Berdasarkan Fiqh Awlawiyyat, setiap tugas boleh diukur keutamaannya berdasarkan tiga (3) perkara berikut:

  • Ad-Dharuriyyat – perkara-perkara asas yang mutlak dan penting (makanan, pakaian, tempat tinggal)
  • Al-Hajjiyyat – perkara-perkara yang penting dan tanpanya ia menimbulkan kesukaran dan menyukarkan sesuatu urusan.
  • At-Tahsiniyyat – perkara-perkara yang dianggap perkara yang mencantikkan (luxury) dan memberikan nilai tambah yang menyumbang kepada kepuasan.

Dalam pengurusan masa, seorang pekerja boleh menyusun tugasan hariannya mengikut keutamaan. Contohnya (things to do today) dengan mengasingkannya kepada tiga (3) kategori utama seperti di atas:

  • Bagi perkara-perkara dan tindakan yang dianggap sebagai Ad-Dharuriyyat – ia adalah genting dan penting (crucial & urgent) serta perlu dilaksanakan dengan segera.
  • Bagi perkara-perkara dan tindakan yang dianggap sebagai Al-Hajjiyyat – ia adalah perkara yang penting dan perlukan perhatian (important & need attention).
  • Bagi perkara-perkara dan tindakan yang dianggap sebagai At-Tahsiniyyat – ia adalah perkara yang tidak utama dan tidak segera (less important & less urgent).

Penyusunan tugasan mengikut Fiqh Awlawiyyat dapat membantu anda menyusun tugasan dengan lebih mudah. Ad-Dharuriyyat menjurus kepada tugasan utama dan kritikal yang berkaitan dengan fungsi utama organisasi (core business), dasar dan tugasan yang berkaitan kelangsungan organisasi harus diberikan keutamaan untuk disempurnakan.

               Al-Hajjiyyat pula adalah tugasan yang melibatkan penambahbaikan berterusan, tindakan pembetulan hasil dari laporan auditan tugas mahupun soal-selidik kepuasan pelanggan dan penjadualan tugasan berkala. Al-Tahsiniyyat boleh dikategorikan sebagai tugasan dan perkara sampingan seperti keceriaan dan hiasan pejabat, kursus bagi peningkatan personaliti, keselesaan ruang bekerja dan seumpama dengannya.

 Image

               Dapat kita simpulkan bahawa, pengurusan masa melalui kaedah Islam amat menitikberatkan perkara-perkara yang utama dan mengenepikan perkara-perkara yang remeh-temeh. Penyaringan ini amat perlu kerana dengan peredaran masa yang pantas memerlukan manusia untuk menyesuaikan diri mengikut perubahan masa dan peredaran zaman. Sekiranya umat Islam hanya berlegar-legar bagi menyelesaikan perkara-perkara yang bersifat At-Tahsiniyyat, maka umat Islam akan ketinggalan malah bergerak semakin mundur kebelakang dan bukannya melangkah gagah ke hadapan.

Oleh: M. Fauzi

Image

Pengurusan masa secara umumnya didefinisikan sebagai proses merancang, mengatur dan memperuntukkan masa bagi melaksanakan sesuatu tugas agar dapat membuahkan hasil yang berkualiti. Ia juga dapat ditakrifkan sebagai proses penyesuaian peruntukan masa dengan pelaksanaan tugasan agar hasil tugasan lebih berkualiti dan di samping itu dapat meningkatkan produktiviti.

               Pengurusan masa memerlukan pengetahuan, kemahiran, teknik dan kaedah yang tertentu. Namun yang paling penting adalah faktor sikap dan kecenderungan individu terbabit kepada ‘sense of urgency‘. Faktor sikap inilah akhirnya yang menjadi kepada kejayaan atau kegagalan seseorang dalam merancang, melaksana dan menyempurnakan tugas yang diamanahkan serta pada masa yang sama mencapai objektif yang disasarkan.

               Pengurusan masa amat kritikal dan penting dalam semua aspek serta merentasi pelbagai bidang profesion. Dari seorang suri rumah, pelajar sekolah mahupun mahasiswa hingga ke jawatan professional. Pengurusan masa melibatkan pelbagai aktiviti seperti perancangan, pengagihan, penetapan matlamat, perwakilan kuasa, proses analisis penggunaan masa, pemantauan, penjadualan dan penetapan prioriti. 

Menguruskan Masa Dari Sudut Pandangan Teori Barat

Eisenhower Box

               Apabila memperkatakan tentang kaedah pengurusan masa yang berkesan, saya yakin ramai yang biasa didedahkan dengan kaedah penyusunan kerja mengikut keutamaan atau prioriti. Semua tugasan yang diterima dibahagikan kepada empat jenis iaitu:

1. Segera (urgent) dan penting (important)

2. Segera (urgent) tetapi tidak penting (important)

3. Tidak segera (not urgent) tetapi penting (important)

4. Tidak segera (not urgent) dan tidak penting (not important)

               Macam biasa dengar kan? Namun begitu, tahukah kita apakah nama pendekatan ini. Pendekatan ini dinamakan ‘Eisenhower Box’ yang diperkenalkan dan digunakan oleh Presiden Amerika Syarikat iaitu Presiden Dwight D. Eisenhower yang mengepalai Amerika Syarikat dari 1953 sehingga 1961.

               Beliau membahagikan semua tugasannya kepada empat tahap seperti di atas. Bagi tugasan segera (urgent) dan penting (important) – beliau akan meletakkan sebagai prioriti utama untuk diselesaikan. Manakala tugasan tidak segera (not urgent) tetapi penting (important) akan diberikan tarikh akhir untuk menyempurnakannya.

               Beliau akan memastikan agar tugasan yang segera (urgent) tetapi tidak penting (not important) diserahkan kepada wakilnya mengikut kesesuaian tugas untuk disempurnakan. Tugasan yang dipastikan tidak segera (not urgent) dan tidak penting (not important) akan digugurkan dari senarai tugasan utama dan boleh diselesaikan kemudian.

               Ini adalah salah satu rahsia yang menjadikan beliau selaku Presiden Amerika Syarikat berjaya mentadbir bukan sahaja sebuah negara kuasa dunia yang sedang pesat memulihkan kekuatan ekonomi dan ketenteraannya selepas tamatnya Perang Dunia Ke 2 dan Perang Semenanjung Korea.

POSEC

               Terdapat satu lagi pendekatan pengurusan masa yang menggunakan kaedah penetapan prioriti dengan akronim P.O.S.E.C. Apakah yang dimaksudkan dengan POSEC.? POSEC adalah akronim bagi terma dalam bahasa Inggeris iaitu ‘Prioritizing’,’ Organizing’, ‘Streamlining’, ‘Economizing’  dan ‘Contributing’.

               Dengan menggunakan asas yang sama dengan ‘Eisenhower Box’, kaedah POSEC ini dapat membantu kita menyusun perkara-perkara yang perlu dilaksanakan mengikut keutamaan. Namun begitu, kaedah POSEC turut menyarankan agar kita melihat kepada keupayaan dari segi agihan sumber manusia, peralatan sokongan mahupun kemampuan kewangan sebelum kita membuat penetapan, tugasan yang perlu dilaksanakan terlebih dahulu mengikut keutamaan.

               Penjelasan bagi setiap terma berikut dapat memberikan sedikit gambaran yang jelas bagaimana konsep POSEC ini dapat diaplikasikan dalam kehidupan seharian:-

Prioritizing

  • Berdasarkan senarai tugas (dalam fail meja), tugasan harian dan mingguan dirangka dan disusun.
  • Agihkan peruntukan masa yang sesuai bagi membolehkan setiap tugasan berkenaan dilaksanakan dengan lancar.
  • Dahulukan yang dahulu.

 

Organizing-

  • Bina Standard Operation Procedure (SOP) bagi setiap tugasan rutin agar dapat dijadikan rujukan.
  • SOP dapat dijadikan panduan dan pada masa yang sama ia menjimatkan masa dengan pemendekan lengkuk pembelajaran (learning curves).
  • Pelaksanaan tugasan dapat dilaksanakan dengan segera kerana persiapan awal dapat dibuat.
  • Pastikan diri anda sentiasa ‘well organized’ – bersedia awal untuk sesi pembentangan dan taklimat, datang awal untuk mesyuarat  dan pastikan susunan  fail dan dokumen di atas meja kerja sentiasa kemas , tersusun dan mudah dicapai.

 

 

Streamlining

  • Disiplinkan diri anda untuk merancang dan susun tugasan rutin, tugasan harian dan tugasan ad-hoc – sama ada anda di pejabat atau di rumah.
  • Dalam merancang dan menyusun tugasan tersebut, elakkan dari menggugurkan tugasan yang anda tidak suka lakukan.
  • Peruntukkan masa yang bersesuaian tetap secara tetap untuk menyelesaikan tugasan rutin di pejabat seperti menyemak dan mengemaskini cuti kakitangan, semak surat dan membaca e-mel.

 

Economizing

  • Beri imbuhan kepada diri anda sendiri – peruntukkan waktu bonus untuk anda melaksanakan perkara-perkara yang anda suka seperti mencuci kereta, basuh baju, kemas rak buku, kemas rumah, membaca komik dan lain-lain.
  • Peruntukan waktu bonus ini juga boleh dilaksanakan di tempat kerja – seperti waktu yang anda khususkan sekali seminggu untuk mengemaskini dan membersihkan e-mel anda.

 

Contributing

  • Anda disarankan menyusun satu rancangan jangka panjang bagi memboleh anda sebagai pengurus memberikan tumpuan untuk menyelesaikan perkara-perkara ad-hoc atau isu-isu yang diluar dugaan.
  • Pada masa yang sama, kaedah contributing juga adalah tindakan-tindakan awal atau langkah pencegahan yang sekiranya diambil ia dapat mengelakkan anda membazirkan masa menangani masalah yang timbul dikemudian waktu.
  • Sebagai contoh penilaian prestasi yang adil, telus dan jujur dapat menyumbang kepada peningkatan motivasi dan kepercayaan kakitangan terhadap anda. Selain daripada itu, ia menyumbang kepada suasana kerja yang harmoni dan ceria. Sebagai pengurus, anda mempunyai masa emas bersama kakitangan anda.

Ramai diantara kita sebenarnya telah pun menggunakan secara langsung atau tidak langsung kaedah ‘Eisenhower Box’ mahupun kaedah POSEC dalam melaksanakan tugasan seharian. Cuma mungkin kita tidak terlalu terikat dan terikut secara keseluruhan dengan kedua-dua pendekatan berkenaan.

 

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.