Imbangan Kuasa

‘Check and balance’. Ungkapan inilah yang mula-mula terbit di minda penulis apabila mendengar kisah seorang sahabat yang rasa teraniaya di tempat kerjanya. Dalam sistem organisasi pentadbiran konvensional, jawatan adalah kuasa. Lebih tinggi jawatan seseorang, lebih besar juga kuasa yang dimiliki.

Jika kuasa digunakan dengan seadilnya, maka organisasi akan menikmati manfaat yang besar. Sebaliknya jika wujud ketidakadilan yang berleluasa dalam organisasi, seluruh struktur akan runtuh dalam jangka masa panjang. Apabila moral pekerja menurun, mutu kerja turut jatuh. Keseluruhannya organisasi akan lumpuh!

Lalu bagaimanakah kaedah yang paling baik untuk mengimbangi penyalahgunaan kuasa yang boleh membawa kesan buruk pada organisasi ini? Solusi kepada permasalahan ini bukanlah semudah A-B-C.

Sistem yang digunapakai sekarang telah terlalu lama bertapak. Lapisan pengurusan tertinggi yang sedang merasai puncak kekuasaan melalui jawatan yang disandang tidak akan melepaskan kuasa mereka sewenang-wenangnya. Akibatnya, jawatan akan terus-menerus menjadi rebutan dengan apa cara sekalipun. Amanah dan tanggungjawab hilang dari definisi ’jawatan’. Yang tinggal hanyalah kuasa.

Bagi merungkai permasalahan pengimbangan kuasa ini, semua pihak perlu meningkatkan kesedaran terhadap konsep integriti, akauntabiliti dan keprofesionalan. Tanpa kesedaran, mustahil perubahan boleh berlaku.

Pengurusan tertinggi perlu ada kesedaran tentang kepentingan kuasa diagihkan agar keadilan dalam organisasi terpelihara. Sebagai contohnya, dalam pentadbiran negara, wujud 3 komponen iaitu kehakiman, eksekutif dan lagislatif. Hal yang sama juga boleh dipraktikkan oleh sesebuah organisasi dalam pentadbiran awam atau swasta. Pokoknya, tiada satu individupun yang sepatutnya ada keistimewaan kuasa mutlak dan tiada serendah-rendah kakitangan yang boleh dianiaya.

Bersikap Profesional

Oleh: A.Amri

Salah satu kepuasan semasa bekerja adalah dapat melaksanakan tanggungjawab tanpa campur tangan orang lain. Apatah lagi campur tangan orang atasan atau ‘bos’. Apabila kita melantik seseorang dalam organisasi bermakna kita memberi kepercayaan kepadanya untuk melaksanakan sesuatu bidang tugas. Budaya berbincang dan bermesyuarah baik untuk organisasi kerana keputusan dapat diambil secara bersama.

Namun, jika hanya tanggungjawab pelaksanaan diberi kepada seseorang tetapi keputusan akhir dibuat oleh orang lain, ia mengundang kepada perpecahan dalam organisasi. Pihak pengurusan tertinggi perlu bersikap profesional. Walau apapun jawatan di dalam organisasi, kepercayaan adalah perkara penting. Ia mempengaruhi kepuasan kerja seseorang kakitangan. Kepuasan bekerja pula adalah faktor dalam pencapaian kerja.

Inilah antara isu-isu dalam hubungan majikan-pekerja atau ketua-orang bawahan yang perlu diambil perhatian. Kurangkan perselisihan, tingkatkan persefahaman. Insya Allah, kita mampu jika kita mahu!

3 Watak Utama Dalam Organisasi

Oleh: A. Amri

Dalam sesebuah organisasi terdapat pelbagai watak manusia. Kepelbagaian ini kadangkala memberi kebaikan dan kadangkala pula membawa keburukan. Kebaikannya adalah jika diberikan tugas tertentu kepada individu yang sesuai dengan wataknya, ia akan menghasilkan kesan yang maksimum. Keburukannya pula, apabila ada ramai watak dalam organisasi tersebut mewujudkan perselisihan faham kerana masing-masing mempertahankan sifat dan prinsip masing-masing tanpa kompromi.

Walaubagaimanapun, artikel kali ini akan memfokus kepada kesesuaian tugas dengan watak dalam organisasi. Terdapat tiga jenis watak utama dalam sesebuah organisasi: Pengarah, Pengurus dan Pelaksana. Pengarah adalah individu yang dapat melihat perkara-perkara dasar dengan jelas. Mereka amat ghairah dan penuh semangat dalam mencapai matlamat-matlamat jangka panjang yang dibayangkan. Mereka amat fokus dan suka meneroka kaedah dan idea baru.

Pengurus adalah watak yang bijak menyusun tugas dan mahir menyudahkan sesuatu tugasan. Ia amat menekankan kesempurnaan kerja. Mereka juga mementingkan pengurusan masa.  Dalam kata lain, mereka adalah individu yang berdisiplin. Namun, mereka juga lebih suka bekerja secara bersendirian, walaupun boleh bekerjasama dalam satu pasukan.

Watak ketiga adalah Pelaksana. Watak ini berperanan menukarkan idea kepada bentuk praktikal. Mereka  mempunyai kemahiran yang tinggi dalam bidang kepakaran mereka. Golongan ini biasanya taat kepada organisasi selagimana kepakaran dan mereka dihormati dan hasil kerja mereka dihargai. Watak Pelaksana biasanya tidak suka kepada perubahan dan lambat menyesuaikan diri dengan perubahan.

Mengetahui siapa yang memegang watak-watak yang disebutkan tadi boleh membantu organisasi mencapai matlamat dengan lebih cepat kerana ia meletakkan seseorang di tempat yang sepatutnya. Manakala meletakkan seseorang di tempat yang tidak sepatutnya akan mengakibatkan huru-hara dalam sesebuah organisasi.

Masalah Komunikasi dalam Organisasi: Pembunuh Senyap?

Oleh: A. Amri

Di antara masalah yang sering dihadapi oleh sesebuah organisasi adalah masalah komunikasi antara pihak pengurusan dan subordinat. Punca-punca berlaku masalah komunikasi tersebut mungkin kerana gaya kepimpinan atau kurang kemahiran berkomunikasi. Gaya kepimpinan yang lemah, autoritarian dan ortodoks boleh menghalang proses komunikasi yang lebih terbuka. Manakala kelemahan kemahiran interpersonal juga merupakan satu ‘penyakit’ yang menjadi pembunuh senyap kepada kedinamikan organisasi.

Menurut Mahmood Nazar dan Sabitha dalam buku ‘Hubungan Manusia dalam Organisasi’, pakar-pakar pembangunan organisasi menyarankan beberapa langkah bagi meningkatkan komunikasi yang lebih terbuka antara majikan dan pekerja. Di antaranya  adalah:

1. Banyakkan interaksi antara pihak pengurusan dan kakitangan bawahan. Kurangkan mengguna memo apabila memberi arahan kepada kakitangan.

2. Sesekali bertanya khabar,  berbual-bual dengan kakitangan atau ambil tahu hal kakitangan  bagi mengurangkan tembok pemisah antara pihak pengurusan dan kakitangan.

3. Luangkan masa sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan untuk berbincang dengan kakitangan berkaitan masalah di pejabat, prestasi kakitangan atau penambahbaikan yang boleh dilakukan. Beri ruang kepada kakitangan meluahkan permasalahan, kritikan atau pendapat tanpa memarahi mereka.

4. Komen prestasi kakitanagn dalam suasana yang peribadi seperti di dalam bilik pengurus. Bersikap terbuka dan profesional serta beri peluang kakitangan memberi penjelasan berkaitan prestasinya.

5. Beri ganjaran dalam bentuk pujian atau pengiktirafan di atas kerja-kerja yang berjaya dilaksanakan dengan baik dan cekap.

Kesemua langkah di atas dapat menghasilkan suasana pejabat yang kondusif dan profesional kerana wujud komunikasi yang terbuka antara pihak pengurusan dan kakitangan. Sebagaimana yang diketahui, ‘office politic’ atau politik pejabat boleh membunuh mood bekerja seseorang pekerja dan akhirnya  sumber manusia yang baik akan disia-siakan hanya kerana suasana komunikasi yang terbatas menguasai organisasi.

Kuasa dan Pengaruhnya dalam Organisasi

Oleh: M. Fauzi

Semua jawatan yang berada di puncak hierarki mempunyai keistimewaan-keistimewaan tertentu yang tidak dimiliki oleh lapisan lain dalam organisasi. Salah satu dari keistimewaan yang diperolehi adalah kuasa. Kuasa amat penting bagi pemimpin di pelbagai lapisan bagi membolehkan pemimpin mengemudi organisasi ‘secara keseluruhan’. ‘Secara keseluruhan, ini membawa maksud mengendalikan dan menguasai segala aset organisasi berupa material, sumber manusia dan keupayaan organisasi.

Kuasa meliputi pelbagai jenis dan peringkat seperti kuasa untuk membuat keputusan, kuasa untuk mengeluarkan arahan, kuasa untuk mengurniakan ganjaran dan hukuman, kuasa untuk melaksanakan apa jua perkara malah kuasa untuk menetapkan hala tuju sesebuah organisasi. Apabila menyebut tentang konsep kuasa, kuasa secara umumnya terbahagi kepada dua.

Kuasa yang pertama di gelar ‘authorisation power’ atau kuasa autoriti. Kuasa ini dinikmati apabila seseorang itu menduduki jawatan pemimpin utama. Dengan adanya kuasa ini pemimpin mampu melakukan apa yang dia mahu, mengendalikan kuasa berdasarkan apa yang dirasakannya sesuai dan buruk baik organisasi itu bergantung pada kemampuannya menggunakan kuasa untuk tujuan yang bermanfaat ataupun sebaliknya.

Dalam memimpin organisasi, kewujudan perkara-perkara yang meliputi kerjasama, kesetiaan , ‘obligation of the subordinate to present the best’ dari subordinat dan perkara-perkara yang berkaitan bergantung kepada baik atau buruknya pemimpin dalam mengendalikan kuasanya. Jika organisasi dipimpin dengan baik dan kuasa digunakan pada tempat sewajarnya, soal di atas tidak akan timbul, tetapi jika kuasa dan organisasi tidak diurus dengan baik, maka pemimpin masih tetap boleh memimpin tetapi ‘ketundukan menyeluruh subordinat’ tidak akan diperolehinya.

Kuasa yang kedua di gelar sebagai ‘legitimate power’ atau kuasa keabsahan. Bagaimana seorang pemimpin dapat memperolehi kuasa keabsahan ini? Kuasa keabsahan adalah satu bentuk kuasa yang bersifat menyeluruh. Selain dari kuasa yang diperolehi dari jawatan yang disandang, kuasa keabsahan hanya mampu diperolehi sekiranya seorang pemimpin mempunyai pengetahuan, mempraktikkan ilmunya dan dikongsi bersama, iman yang menjaga kaki dan tangan pemimpin, karisma yang terbentuk dari pelbagai elemen seperti perwatakan, keikhlasan, ketenangan, penampilan peribadi secara keseluruhan dan pelbagai lagi.

Dengan kuasa keabsahan ini, pemimpin tidak sukar untuk mengendalikan organisasi kerana mendapat kesetiaan menyeluruh berdasasrkan rasa hormat, kagum dan keinginan seluruh organisasi untuk memberikan khidmat yang terbaik kerana subordinat amat mengerti bahawa mereka dipimpin oleh orang yang benar-benar berwibawa. Kuasa keabsahan ini hanya diperolehi oleh pemimpin yang menjadikan elemen-elemen yang disebutkan di atas sebagai amalan sepanjang kehadirannya di sesebuah organisasi .

Senarai Semak Tugas

Berikut adalah sedutan daripada buku saya, ‘Mengapa Bisnes Gulung Tikar’:

“Pakar pengurusan mencadangkan supaya seorang Pengurus menyediakan dua senarai semak tugas. Senarai pertama mengandungi tidak lebih daripada tiga item atau tugas utama dan bersifat jangka panjang. Senarai kedua pula terdiri daripada tugas harian berpandukan apa yang terkandung dalam senarai pertama.

Selepas menyediakan senarai itu, kategorikan tugas mengikut keutamaan dan jenis. Jenis tugas boleh jadi kertas projek, membuat panggilan ataupun kerja luar. Tugas yang besar juga lebih mudah dilakukan apabila ia dipecahkan kepada tugasan-tugasan kecil.”

Antara tips lain dalam senarai semak tugas ialah:

1. Letakkan tarikh akhir tugasan.

2. Tandakan setiap tugasan yang telah selesai.

3. Nyatakan status tindakan jika belum selesai.

4. Senarai semak tugas juga boleh dibuat secara mingguan.

Saya mengamalkan perancangan kerja melalui senarai semak tugas pada setiap hari dan setiap minggu.  Secara tidak langsung ia memudahkan kerja saya dan meningkatkan kecekapan.

Rujukan:

Mengapa Bisnes Gulung Tikar. PTS Professional Publication Sdn. Bhd. (2007)

Pemimpin & Kepimpinan: Teras Kepada Kesinambungan Organisasi

Oleh: M. Fauzi

Kehidupan manusia sejak zaman berzaman tidak dapat dipisahkan dengan salah satu elemen terpenting iaitu kehidupan berkomuniti. Melalui kehidupan berkomuniti ini lahirnya bentuk penyatuan komuniti seperti adanya keluarga, kabilah, puak, perkampungan, daerah, wilayah, negara dan empayar. Dari sekecil komuniti seperti keluarga hinggalah kepada pembentukan empayar, ia harus mempunyai ketua – yakni seorang pemimpin yang akan membentuk budaya, aspek pemikiran, penyatu kepada pelbagai bangsa dan ideologi, menegak dan melaksana undang-undang, ketua tentera dan pelbagai peranan lagi.

Dalam dunia moden hari ini, terdapat pelbagai organisasi samada ia berbentuk formal atau bukan formal atau yang berbentuk perniagaan, kumpulan seminat (NGO), badan kerajaan yang diketuai oleh pemimpin yang diberi pelbagai jenis gelaran seperti Presiden, Perdana Menteri, CEO, Naib Canselor, Menteri, Pengarah dan lain-lain.

Kepelbagaian organisasi dan pemimpin ini telah mendorong banyak para pengkaji sains sosial dan ahli akademik untuk membuat kajian bagi melihat dinamika sesebuah organisasi dan gaya pemimpin atau adakalanya ditakrifkan sebagai kepimpinan dan bagaimana kedua aspek ini mempunyai saling kaitan antara satu sama lain.

Pemimpin

Mengikut Kamus Dewan Edisi Ketiga Tahun 2000 menyatakan, pemimpin adalah orang yang memimpin dan difahamkan bertindak sebagai juru tunjuk. Wikipedia (Ensiklopedia Bebas) Edisi Bahasa Melayu mentakrifkan pemimpin merupakan individu yang boleh memberi pengaruh kepada individu lain di dalam satu pertubuhan.

Secara umumnya pemimpin boleh ditakrifkan sebagai individu yang dilantik secara formal atau tidak formal oleh satu kumpulan orang atau organisasi yang berusaha menjayakan matlamat atau objektif yang dipersetujui bersama. Pemimpin ini diberikan mandat untuk memandu arah kumpulan atau organisasi yang melantiknya bagi mencapai objektif dan matlamat penubuhan kumpulan atau organisasi tersebut.

Kepimpinan

Kamus Dewan Edisi Ketiga Tahun 2000 menyatakan secara ringkas, kepimpinan adalah keupayaan memimpin melalui teladan. Secara umumnya kepimpinan ditakrifkan sebagai satu seni atau pendekatan bagi mempengaruhi orang lain di dalam kumpulan atau organisasi agar mereka melakukan aktiviti-aktiviti yang di arahkan secara rela bagi mencapai matlamat kumpulan atau organisasi.

Ralph M. Stoghill pula menyatakan bahawa kepimpinan dalam pengurusan adalah sebagai proses mengarah dan mempengaruhi aktiviti-aktiviti para anggota yang berkaitan dengan tugas.

Harold Koontz & Heinz Weihrich pula mendefinisikan kepimpinan sebagai satu pengaruh seni atau proses mempengaruhi orang lain supaya mereka akan berjuang dengan rela hati dan penuh semangat ke arah pencapaian matlamat kumpulan dan definisi ini dipersetujui bersama oleh Cyril O’Donnel.

Manakala Robert Tannenbaum, Irving R. Weschler dan Fred Massarik melihat kepimpinan sebagai satu pengaruh antara personal yang dilaksanakan dalam sesuatu situasi menerusi proses komunikasi ke arah pencapaian satu matlamat yang khas.

Organisasi

Kamus Dewan Edisi Ketiga Tahun 2000 mendefinisikan organisasi sebagai satu kesatuan yang terdiri dari bahagian-bahagian dalam sesuatu pertubuhan (perkumpulan, perbadanan dan lain-lain) untuk tujuan tertentu (kepentingan bersama dan sebagainya). Secara umumnya organisasi dapat didefinisikan sebagai satu perkumpulan bersifat sosial yang mana ahlinya akan melakukan aktiviti bersama dan saling bergantungan dan bekerjasama bagi mencapai matlamat yang dipersetujui bersama.

Chester I.Barnard telah memberi definisi yang mudah tentang maksud organisasi – ‘organisasi adalah sistem kerja yang dianggotai oleh dua orang atau lebih.’ James D. Mooney mentakrifkan organisasi sebagai sebarang bentuk permuafakatan atau kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

Manakala Max Weber pula mendefinisikan organisasi sebagai satu pendekatan bagi perhubungan sosial yang bersifat tertutup dan tidak terbuka secara meluas kepada semua orang untuk menganggotainya melalui peraturan keanggotaan yang telah digariskan terlebih dahulu.

Wan Azmi Ramli mentakrifkan organisasi atau pertubuhan ditubuhkan untuk kepentingan masyarakat dan ia dikelolakan dengan rapi, tersusun dengan baik, teratur agar perhubungan dan tindakan mudah dilaksanakan.

Konsep Pemimpin dan Kepimpinan

Apabila kita memperkatakan tentang pemimpin dan kepimpinan secara umumnya kita memahami bahawa pemimpin ini haruslah memimpin suatu kelompok manusia dan ia melibatkan paling kecil pihak kedua sehinggalah kepada kumpulan atau kelompok yang lebih besar.

Apabila pemimpin dilantik oleh kelompok atau kumpulan, ia akan diberikan kuasa ataupun mandat bagi memudahkannya memimpin dan mandat ini biasanya diberikan dalam bentuk kuasa menggubal dan menguatkuasakan perintah, peraturan dan undang-undang.

Dengan adanya kuasa ini, pemimpin akan dapat mengawal dan mempengaruhi subordinatnya secara rela-paksa dan subordinat haruslah menuruti arahan dan kehendak pemimpin selagi ia tidak melanggar peraturan teras atau kadangkala ia disebut perlembagaan yang dipersetujui bersama sebelum itu.

Kepimpinan ataupun disebut ‘the way to lead’ secara asasnya mempunyai tiga (3) komponen utama iaitu sifat, perilaku dan kebolehan menghadapi perkara-perkara luar jangka. Memandangkan kebiasaannya di dalam organisasi , para pemimpin diletakkan di puncak hierarki sesebuah organisasi, maka pemimpin haruslah mempunyai perawakan yang ‘extra-ordinary’ berbanding individu lain di dalam sesebuah organisasi.

Antara perawakan yang bersifat asas tetapi wajib dihayati dan diamalkan oleh pemimpin adalah seperti butiran berikut:-

1. Kemampuan untuk menggunakan kuasa dengan berkesan dan dengan cara bertanggungjawab.

2. Berkemampuan untuk memahami bahawa manusia mempunyai kuasa dorongan yang berlainan pada masa-masa yang berlainan dan dalam situasi yang berlainan – pemahaman tentang perawakan manusia.

3. Kemampuan untuk memberikan inspirasi dan mampu diteladani – keupayaan memotivasi.

4. Kemampuan untuk bertindak dengan berdasarkan pengetahuan, bakat, keterbukaan dan kemahuan pemimpin itu sendiri untuk mewujudkan suasana yang memberi ruang kepada sebarang maklum-balas dan ruang runding-cara dengan para pengikut – komunikasi dalam konotasi positif.

Pengurusan: Definisi, Sejarah dan Konsep Siri 3

Oleh: Mohammad Fauzi

Pentadbiran @ Pengurusan Atau Pentadbiran vs Pengurusan?

Dalam kebanyakan buku-buku yang berkaitan dengan pengurusan tidak menggariskan dengan jelas perbezaan antara pengurusan dan pentadbiran. Menurut Boles & Davenport (1976) menyatakan bahawa pentadbir dan pengurus memainkan peranan dan fungsi yang sama meliputi aktiviti-aktiviti seperti merancang, menghimpun maklumat, membuat analisis dan menyebarkannya, mengawal selia kakitangan dan menggerakkan aktiviti bagi mencapai matlamat dan objektif organisasi seperti yang ditetapkan.

Wilfrid Brown menyatakan bahawa pentadbir dan pengurus memainkan peranan memberikan arahan, mengawal dan memantau kerja-kerja yang diagihkan kepada subordinat yang akan melaksanakan segala tugasan berpandukan arahan yang diberikan dan diakhir proses kerja tersebut pentadbir dan pengurus akan membuat penilaian ke atas kualiti dan kuantiti kerja yang dihasilkan.

Definisi-definisi yang diutarakan oleh para sarjana seperti yang dinyatakan sebelum ini dapat membantu kita memahami gambaran konsep asas pengurusan dan pentadbiran. Dalam memperkatakan tentang pentadbiran dan pengurusan dari segi takrifan terdapat juga beberapa pendapat dan maklumat umum yang menunjukkan dengan jelas terdapat adanya perbezaan antara pentadbiran dan pengurusan seperti berikut:-

Pentadbiran dari secara umumnya boleh ditakrifkan sebagai ‘satu proses yang melibatkan proses penyelenggaraan, pengawalan dan penggunaan pelbagai sumber samada dari sumber kewangan, tenaga mahir dan material yang digerakkan secara bersepadu bagi mencapai sasaran yang telah ditetapkan’.

Pengurusan pula dari segi definisi umum ditakrifkan sebagai ‘satu proses atau sistem yang direkabentuk, diolah dan disusun bagi membentuk persefahaman yang menyumbang kepada kerjasama dan penglibatan semua ahli dalam kumpulan atau organisasi bagi mencapai sasaran yang telah ditetapkan’.

Perbezaan di antara pentadbiran dan pengurusan dapat dilihat dengan jelas seperti berikut:-

Pentadbiran

1. Pematuhan secara mutlak kepada peraturan & prosedur.

1. Keputusan – ‘One man decision’

1. Aliran komunikasi , arahan dan penugasan adalah bersifat dari atas (hirarki) ke bawah (hirarki) dan ia bersifat vertical

1. Bureaucratic stance

1. Pemusatan Arahan Kerja & Kuasa

1. Subordinat melaksanakan tugas dengan kuasa yang terhad.

1. Pematuhan konsep hirarki yang ketat.

Pengurusan

1. Peraturan & prosedur hanya sebagai garis panduan dan pematuhan adalah bersifat pilihan.

1. Keputusan dicapai melalui persetujuan bersama.

1. Aliran komunikias, arahan dan penugasan adalah bersifat mendatar dan pengagihan secara saksama mengikut fungsi unit dan ia bersifat horizontal.

1. Entrepreneur stance

1. Pengagihan Arahan Kerja & Kuasa

1. Penugasan disertakan dengan ‘autonomy within the boundary’

1. Konsep hirarki digunapakai sebagai formaliti namun pasukan kerja mengandungi ahli dari hirarki yang pelbagai.

Perbezaan-perbezaan ini, walaupun dapat dilihat secara jelas dan nyata tetapi ia tidak memberikan perbezaan yang menjejaskan konsep umum tentang pengurusan dan pentadbiran itu sendiri. Oleh kerana perkara-perkara yang menjadi asas dalam ilmu sains sosial seperti definisi, teori dan kaedah adalah sesuatu yang bersifat subjektif dan boleh diterima pakai dan dibahaskan.

Dalam memahami konseo asas pengurusan, teori P.O.S.C.O.R.B adalah salah satu pendekatan yang paling popular untuk memahami konsep asas pengurusan. P.O.S.C.O.R.B dianggap sebagai satu bentuk rantaian pengurusan yang perlu difahami dan perlu dilengkapkan agar pengurusan sesuatu organisasi itu berjalan dengan lancar. Di dalam pentadbiran, P.O.S.C.O.R.B dianggap sebagai perkara-perkara yang perlu pentadbir tahu dan ia sering dianggap sebagai tugas-tugas teras seorang pentadbir.

Akronim P.O.S.C.O.R.B boleh diterjemahkan seperi berikut :-

P – Planning

O – Organizing

S – Staffing

CO – Coordinating

R – Reporting

B – Budgeting

Konsep P.O.S.C.O.R.B ini akan diterangkan dengan lebih lanjut dalam keluaran yang seterusnya.

Rujukan

1. Pengantar Pengurusan (2000) – Jaafar Muhammad, Mohd Hizam Hanafiah, Zaffir Mohd Makhbul ( Leeds Publication)

1. Tamadun Dunia (1999) – Sivachandralingan Sundara Raja / Ayadurai Lecthumanan (Fajar Bakti)

1. Pengurusan Terkini (2001) – Wan Azmi Ramli (Golden Books Centre Sdn. Bhd)

1. Management (Third Edition) – James A.F Stoner & Charles Wienkel

1. Management – Harold Koontz & Heinz Weihrich

1. Ensiklopedia Pengurusan (2002) – Golden Books Centre

1. Ensiklopedia Bebas Wikipedia

1. http://members.tripod.com/nifah/urus.htm

Mengupayakan Profesional di Institut Pengajian Tinggi

Oleh: A. Amri

Dalam usaha mengupayakan profesional di institusi pengajian tinggi, pihak pengurusan tertinggi universiti harus memainkan peranan sebagai pencatur yang berkesan. Ini kerana seorang pemimpin yang berkesan harus bijak memimpin mengikut suasana semasa dan keupayaan yang dimiliki. Dalam konteks sebuah universiti, pentadbir diterdedah dengan suasana ilmiah dan intelektual. Justeru, pentadbir di universiti tidak wajar hanya dilihat sebagai kakitangan kelas kedua selepas pensyarah.

Memetik petua bekas Ketua Pustakawan Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), Puan Putri Saniah Megat Abd. Rahmah yang kini adalah seorang Felo Utama di USIM, kecemerlangan seseorang pegawai adalah kesan daripada budaya cintakan ilmu, kehadiran ke seminar dan bengkel serta galakan menyambung pelajaran ke peringkat yang lebih tinggi bagi mendalami sesuatu ilmu.

Pihak pengurusan atasan juga harus bijak mencatur dan merancang penempatan kakitangan pentadbiran di universiti selaras dengan keupayaan dan kepakaran masing-masing. Penempatan berdasarkan kepakaran sebenarnya dapat melonjakkan hasil kerja dan memberi manfaat yang optimum kepada kakitangan dan majikan. Kepakaran kakitangan bukan akademik adalah juga aset kepada sesebuah universiti kerana pengalaman secara hands-on tidak boleh disamakan dengan pengetahuan teori di bilik kuliah.

Di samping itu, usaha membimbing pegawai-pegawai baru oleh pegawai-pegawai senior perlu dijadikan budaya. Adalah satu kerugian yang amat besar sekiranya pegawai senior menganggap pegawai baru sebagai saingan dan bukan sebagai pelapis. Konsep protege’-apprentice banyak membawa kebaikan kepada organisasi kerana pemimpin yang cemerlang adalah pemimpin yang melebarkan kepimpinan dengan melatih pengganti yang lebih baik daripada dirinya. Ia meletakkan kepentingan organisasi di hadapan kepentingan dirinya.

Pengurusan universiti juga harus menerapkan budaya kerja cemerlang di kalangan kakaitangannya. Budaya kerja yang cemerlang tidak terhad kepada faktor kualiti dan komitmen terhadap kerja serta kesediaan menerima perubahan, malah kekuatan spiritual juga adalah unsur yang penting tetapi sering dikesampingkan. Kekuatan jiwa merupakan benteng dalam menghadapi tekanan beban kerja dan godaan materialistik di persekitaran tempat kerja.

Pengurusan: Definisi, Sejarah dan Konsep Siri 2

Oleh: Mohammad Fauzi

Tokoh-tokoh lain dan sumbangan mereka secara umum dapat dilihat dari ringkasan berikut :-

1. Hugo Munsterberg (1912) – Penggunaan aplikasi berdasarkan pendekatan psikologi dalam kajian terhadap pekerja yang terlibat dalam industri perkilangan dan pengurusan.

1. Walter Dill Scott (1911) – Memperkembangkan aplikasi berdasarkan pendekatan psikologi yang digunakan ke atas pekerja yang terlibat dalam sektor pengiklanan, pemasaran dan personel.

1. Max Weber (1946) – Memperkenalkan Teori Birokrasi

1. Vilfredo Pareto (1917) – Digelar ‘Bapa Pendekatan Sistem Sosial’ kepada organisasi dan pengurusan.

1. Elton Mayo & F.J Roethlisberger (1933) – Kajian yang terkenal di loji Howthorne milik Syarikat Western Electric. Kajian yang dibuat adalah berkenaan saling kaitan anatara pengaruh sikap dan hubungan sosial kumpulan kerja ke atas prestasi.

1. Chester Barnard ( 1938 ) :

· Antara karya yang terkenal adalah The Functions of Executives.

· Menurut beliau tugas pengurus ialah untuk memelihara sistem usaha kerjasama dalam organisasi formal.

· Beliau menyarankan pendekatan sistem social yang komprehensif kepada pelanggan.

1. Laurence Peter (1969) – Meneliti dan membuat rumuasan berdasarkan pemerhatiannnya yang mendapati bahawa kebanyakan orang dinaikkan pangkat akan diberikan tugas baru di tahap yang mereka tidak cekap.

1. William Ouchi (1981) – Membincangkan amalan pengurusan Jepun yang terpilih dan disuai guna dalam persekitaran Amerika Syarikat.

1. Thomas Peters & Robert Waterman (1982) - Mengenalpasti ciri-ciri syarikat yang mereka anggap unggul

Sumber : Pengurusan –

Harold Koontz & Heinz Weirich (Terjemahan DBP)

Pentadbiran

Definisi Dari Segi Takrifan

Menurut Haji Wan Azmi Ramli di dalam bukunya ‘Pengurusan Terkini’ – Pentadbiran adalah satu cara untuk menjayakan dasar-dasar kerajaan melalui penyelarasan serta penyeliaan segala pekerjaan yang dibuat disamping tindakan yang diambil.

Haji Wan Azmi Ramli turut menyatakan bahawa ‘pentadbiran ialah sesuatu yang ditadbirkan dan ini merangkumi bidang batasan yang amat luas seperti menelah (meramal), merancang, mengelola, mengawal, menasihat, menyelaras, menyelia, melatih dan kadangkala ,meniru dan menurut. Segala ini diuruskan, secara sedar atau tidak sedar mengikut dasar tertentu agar matlamatnya tercapai dan kerja berjalan lancar yang boleh dimanfaat oleh semua.’

Para sarjana Barat mempunyai takrifan yang tersendiri mengenai definisi pentadbiran dari sudut takrifan. Sebagai contohnya Mayo (1954) – mendefinisikan pentadbiran adalah satu fungsi untuk menetapkan, menentukan, dan memperjelaskan sesuatu, menggubal dasar dan peraturan serta memberikan kepercayaan kepada kakitangan untuk menyelesaikan penugasan terutama penugasan yang berprestij tinggi..Selain daripada penekanan turut diberikan agar pentadbir diberikan autonomi untuk membuat sebarang pilihan, penyediaan dan pengelolaan ke atas segala kemudahan yang bersesuaian.

Bagi Newman (1963) pula, beliau mentakrifkan pentadbiran sebagai satu garis panduan yang berpandukan gaya kepimpinan yang mampu menyelia dan mengawal segala usaha yang dijalankan bersama oleh individu di dalam sesebuah organisasi yang mempunyai matlamat yang sama. Menurut pendapatnya lagi kerja-kerja pentadbiran mempunyai perkara-perkara asas seperti perancangan, pengelolaan, mengatur, mengumpul, membuat penyeliaan dan membuat pengawalan.

Definisi Dari Segi Konsep

Woodrow Wilson melalui bukunya ‘ The Study Of Administration’ menyatakan konsep dan pemahaman tentang pentadbiran dapat dipelajari dengan lebih mudah sekiranya seseorang itu mempelajari dan memahami sepenuhnya konsep sains politik. Menurutnya terdapat dua persoalan yang utama apabila memperkatakan tentang konsep pentadbiran iaitu :-

1. Siapakah yang paling sesuai menggubal undang-undang dan apakah rasional disebalik penggubalan undang-undang tersebut?

1. Bagaimanakah kaedah yang terbaik untuk melaksanakan undang-undang yang digubal dengan jelas, nyata dan tanpa meninggalkan apa-apa fakta penting yang berkaitan?

Charles A. Beard berpandangan bahawa pentadbiran adalah satu dari cabang ilmu sains. Melalui kajian beliau yang dijalankan melalui ‘The Bureau Of Municipal Research’, beliau dikatakan dapat mengggariskan perbezaan yang nyata konsep pentadbiran dalam sektor kerajaan dan sektor swasta. Beliau juga berpendapat bahawa terdapat elemen hubungan manusia dalam pentadbiran.

Sumber : Konsep Asas Pentadbiran Awam

K. Ramanathan