Transformasi Pentadbiran di Institusi Pengajian Tinggi Awam

Oleh: A. Amri

Sudah lima tahun berlalu sejak Tan Sri Jamaluddin Ahmad Damanhuri, bekas Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia menulis tentang budaya kerja berprestasi tinggi dalam buku beliau bertajuk ‘Merealisasikan Harapan’. Hari ini, harapan beliau telah beransur-ansur menjelma menjadi realiti. Kendati begitu, budaya kerja berprestasi tinggi dalam kalangan pentadbir universiti, khususnya para pegawai belum lagi dijiwai secara serius.

Hal ini terjadi kerana suasana di institusi pengajian tinggi memberi kesan dikotomi kepada pegawai universiti. Pertama, oleh kerana universiti adalah institusi pengajian tertinggi untuk mencari ilmu, para pegawai turut dikesani oleh suasana ilmiah yang membantunya turut bersemangat mendalami ilmu pengetahuan. Sebaliknya, kehadiran cerdik pandai dalam hirarki pentadbiran, malah tumpuan berlebihan yang diberikan kepada pensyarah secara tidak sedar telah meletakkan kakitangan pentadbiran di kedudukan kelas kedua. Kesan kedua ini menyebabkan motivasi para pegawai menjunam jatuh.

Lumrahnya, pembangunan sumber manusia difokus kepada kakitangan akademik. Walaupun kakitangan bukan akademik tidak dikesampingkan terus dalam perancangan strategik universiti, pengurusan tertinggi gagal melihat potensi dan kepentingan kakitangan bukan akademik sebagai jentera penggerak sesebuah universiti. Bekas Pengarah Bahagian Pengajian Tinggi UNESCO, Marco Antonio R. Dias, pernah menyatakan, “The expertise of this level of personnel (middle management) is essential for the successful implementation of managerial change and the capacity to sustain its desired results”.

Walaupun penekanan demi penekanan diberi oleh pihak kerajaan terhadap pembangunan sumber manusia, peningkatan kerjaya, kepimpinan dan pelapis kepimpinan, kebanyakan universiti masih terus menerus memfokus kepada kuantiti pensyarah berkelulusan PhD, penjenamaan (image branding) dan penyelidikan untuk pengkomersilan. Walaupun tidak dinafikan kepentingan semua itu dalam mengejar kedudukan ranking 100 universiti teratas, asasnya tidak memungkinkan selagi jentera pengurusan tidak dipupuk dengan nilai dan budaya kerja berprestasi tinggi.

 

Hala Tuju Pengurusan di IPTA

Dalam satu ucapan beliau di hadapan pegawai-pegawai perkhidmatan awam pada Mac 2010, Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Mohd Sidek Hassan berharap agar penambahbaikan dan transformasi dapat dilaksanakan dengan cepat dan pantas dalam perkhidmatan awam selari dengan tuntutan semasa dunia global. Justeru, ketua-ketua sektor awam perlu prihatin kepada keperluan semasa bagi menjadikan pegawai-pegawai mereka sebagai ‘world-player’ melalui pembangunan sumber manusia yang berterusan dan gaya pengurusan yang ‘up to date’.

Dalam majlis yang sama Y.A.B. Perdana Menteri juga menggesa agar ‘continuous education’, ‘skills upgrading’, ‘succession planning’ dan ‘career advancement’ diberi perhatian serius. Sebagai penggerak kepada dasar dan proses dalam sesebuah universiti, pegawai pentadbiran juga perlu mengakomodasi suasana ilmiah di kampus dengan cara tersendiri. Pegawai-pegawai pentadbiran di universiti perlu dibentuk menjadi pekerja yang berfikir atau ‘thinking managers’. Pekerja yang berfikir inilah yang akan menjadikan sesuatu proses lebih efisien dalam organisasi. Malangnya, pekerja yang berpengetahuan dan berfikir ini hanyalah golongan minoriti dalam sesebuah organisasi. Hal ini diakui oleh ‘guru pengurusan’, Peter Drucker dalam bukunya ‘The Effective Executive’.

Persoalan pokok yang perlu difikirkan oleh pihak pengurusan universiti adalah pegawai yang bagaimanakah hendak dibentuk untuk mentadbir universiti? Dalam hal ini, pengurusan tertinggi perlu memainkan peranan penting memandu hala tuju jentera pengurusan dan pentadbiran universiti. Kajian mendapati bahawa organisasi yang dapat menjana dan mengekalkan budaya kerja cemerlang mempunyai barisan pengurus yang berupaya menetapkan ekspektasi yang jelas, menggalakkan semangat kekitaan, melibatkan kakitangan dalam pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah serta membudayakan pembelajaran dan peningkatan kemahiran.

Tan Sri Jamaluddin (2005) menyatakan bahawa pasukan kerja berprestasi tinggi dapat dibangunkan melalui sistem organisasi yang dinamik. Ia merangkumi latihan, pembangunan pasukan kerja dan budaya kerja berteraskan penambahbaikan berterusan dalam aspek pelaksanaan tugas di semua peringkat. Menurut beliau lagi, warga kerja berprestasi tinggi mempunyai keupayaan untuk mengharmonikan objektif kendiri dan organisasi agar matlamat dan visi sektor awam tercapai.

Justeru, pengurusan tertinggi sesebuah IPTA harus meletakkan agenda memperkasakan kakitangan pentadbiran dengan menggalakkan pembangunan diri kakitangan dengan cara menetapkan hala tuju yang realistik, menggalakkan inovasi, membangunkan kepimpinan dan bergerak sebagai satu pasukan. Seterusnya, pihak universiti harus memberi peluang kepada kakitangan yang cemerlang memaksimumkan sumbangan dengan menghargai dan mengiktiraf idea serta pandangan mereka. Akhirnya, pihak universiti juga berperanan mengekalkan motivasi dengan menyediakan persekitaran yang kondusif.

 

Memperkasa Pegawai Tadbir Universiti

Selaras dengan dasar kerajaan agar membudayakan inovasi dan kreativiti dalam sektor awam bagi mencapai sebuah negara berpendapatan tinggi dan maju, seseorang pegawai tadbir tidak lagi boleh selesa dengan kedudukan sebagai pentadbir. Generasi pentadbir era baru perlu berfikir seperti seorang ahli korporat, iaitu untung-rugi organisasi bergantung kepada kecekapan beliau menguruskannya. Dengan yang demikian, pentadbir akan menghayati prinsip ‘value for money’ yang sering diwarwarkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri kita.

Seorang pegawai universiti bukan sahaja harus tahu selok-belok urus tadbir, bahkan mampu memimpin dengan karisma tersendiri iaitu mengutamakan kecemerlangan diri dan organisasi dari segi produktiviti dan sentiasa memberi dorongan, bimbingan, motivasi serta menjaga kebajikan subordinat. Beliau bukan sekadar bijak mencungkil bakat tetapi juga bijak mengasah bakat subordinatnya. Ciri lain yang perlu ada pada generasi baru pentadbir ialah berani membuat perubahan dan mengetengahkan inovasi baru dalam pentadbiran.

Selain itu, pentadbir di universiti harus juga berani menjalankan penyelidikan dan menambahbaik sesuatu proses kerja secara berterusan. Ini selari dengan prinsip ‘Total Quality Management’ atau TQM yang mula-mula diperkenalkan oleh Tun Ahmad Sarji semasa beliau menjadi Ketua Setiausaha Negara. Jika kita pandang ke Timur, orang Jepun yang mementingkan kualiti sentiasa mencari jalan untuk melakukan penambahbaikan yang berterusan. Mereka percaya bahawa apa sahaja boleh ditambahbaik. Kepercayaan ini adalah falsafah dalam pengurusan mereka.

Budaya penambahbaikan di Jepun amat sinonim dengan istilah ‘kaizen’ (penambahbaikan berterusan). Malah, di syarikat-syarikat besar Jepun, amalan ‘mini-kaizen’ membantu dalam meningkatkan kualiti sesuatu proses. Mini kaizen adalah penambahbaikan yang kecil tetapi berterusan dan idea-idea penambahbaikan datang dari kakitangan peringkat bawahan hingga pertengahan. Syarikat seperti Canon memperuntukkan setengah jam sehari untuk kakitangan senior berfikir tentang inovasi baru yang boleh menambahbaik proses. Ia dinamakan ‘masa kaizen’.

Sebagai konklusi, seorang pegawai universiti harus mempersiapkan diri dengan ilmu pengetahuan, sesuai dengan kedudukannya di institusi pengajian tinggi. Melalui ilmu, ia mampu menjadi pengurus yang berfikir. Seterusnya seorang pegawai bukan lagi sekadar menerima arahan, malah berfikir untuk mengembangkan ilmu. Cetusan ilmu itulah yang menghasilkan inovasi dan kreativiti. Akhirnya profesion kepegawaian di IPTA akan disegani dan dihormati sebaris dengan kakitangan akademik.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s