Pengurusan Masa Berkesan

Oleh: M. Fauzi

Image

Pengurusan masa secara umumnya didefinisikan sebagai proses merancang, mengatur dan memperuntukkan masa bagi melaksanakan sesuatu tugas agar dapat membuahkan hasil yang berkualiti. Ia juga dapat ditakrifkan sebagai proses penyesuaian peruntukan masa dengan pelaksanaan tugasan agar hasil tugasan lebih berkualiti dan di samping itu dapat meningkatkan produktiviti.

               Pengurusan masa memerlukan pengetahuan, kemahiran, teknik dan kaedah yang tertentu. Namun yang paling penting adalah faktor sikap dan kecenderungan individu terbabit kepada ‘sense of urgency‘. Faktor sikap inilah akhirnya yang menjadi kepada kejayaan atau kegagalan seseorang dalam merancang, melaksana dan menyempurnakan tugas yang diamanahkan serta pada masa yang sama mencapai objektif yang disasarkan.

               Pengurusan masa amat kritikal dan penting dalam semua aspek serta merentasi pelbagai bidang profesion. Dari seorang suri rumah, pelajar sekolah mahupun mahasiswa hingga ke jawatan professional. Pengurusan masa melibatkan pelbagai aktiviti seperti perancangan, pengagihan, penetapan matlamat, perwakilan kuasa, proses analisis penggunaan masa, pemantauan, penjadualan dan penetapan prioriti. 

Menguruskan Masa Dari Sudut Pandangan Teori Barat

Eisenhower Box

               Apabila memperkatakan tentang kaedah pengurusan masa yang berkesan, saya yakin ramai yang biasa didedahkan dengan kaedah penyusunan kerja mengikut keutamaan atau prioriti. Semua tugasan yang diterima dibahagikan kepada empat jenis iaitu:

1. Segera (urgent) dan penting (important)

2. Segera (urgent) tetapi tidak penting (important)

3. Tidak segera (not urgent) tetapi penting (important)

4. Tidak segera (not urgent) dan tidak penting (not important)

               Macam biasa dengar kan? Namun begitu, tahukah kita apakah nama pendekatan ini. Pendekatan ini dinamakan ‘Eisenhower Box’ yang diperkenalkan dan digunakan oleh Presiden Amerika Syarikat iaitu Presiden Dwight D. Eisenhower yang mengepalai Amerika Syarikat dari 1953 sehingga 1961.

               Beliau membahagikan semua tugasannya kepada empat tahap seperti di atas. Bagi tugasan segera (urgent) dan penting (important) – beliau akan meletakkan sebagai prioriti utama untuk diselesaikan. Manakala tugasan tidak segera (not urgent) tetapi penting (important) akan diberikan tarikh akhir untuk menyempurnakannya.

               Beliau akan memastikan agar tugasan yang segera (urgent) tetapi tidak penting (not important) diserahkan kepada wakilnya mengikut kesesuaian tugas untuk disempurnakan. Tugasan yang dipastikan tidak segera (not urgent) dan tidak penting (not important) akan digugurkan dari senarai tugasan utama dan boleh diselesaikan kemudian.

               Ini adalah salah satu rahsia yang menjadikan beliau selaku Presiden Amerika Syarikat berjaya mentadbir bukan sahaja sebuah negara kuasa dunia yang sedang pesat memulihkan kekuatan ekonomi dan ketenteraannya selepas tamatnya Perang Dunia Ke 2 dan Perang Semenanjung Korea.

POSEC

               Terdapat satu lagi pendekatan pengurusan masa yang menggunakan kaedah penetapan prioriti dengan akronim P.O.S.E.C. Apakah yang dimaksudkan dengan POSEC.? POSEC adalah akronim bagi terma dalam bahasa Inggeris iaitu ‘Prioritizing’,’ Organizing’, ‘Streamlining’, ‘Economizing’  dan ‘Contributing’.

               Dengan menggunakan asas yang sama dengan ‘Eisenhower Box’, kaedah POSEC ini dapat membantu kita menyusun perkara-perkara yang perlu dilaksanakan mengikut keutamaan. Namun begitu, kaedah POSEC turut menyarankan agar kita melihat kepada keupayaan dari segi agihan sumber manusia, peralatan sokongan mahupun kemampuan kewangan sebelum kita membuat penetapan, tugasan yang perlu dilaksanakan terlebih dahulu mengikut keutamaan.

               Penjelasan bagi setiap terma berikut dapat memberikan sedikit gambaran yang jelas bagaimana konsep POSEC ini dapat diaplikasikan dalam kehidupan seharian:-

Prioritizing

  • Berdasarkan senarai tugas (dalam fail meja), tugasan harian dan mingguan dirangka dan disusun.
  • Agihkan peruntukan masa yang sesuai bagi membolehkan setiap tugasan berkenaan dilaksanakan dengan lancar.
  • Dahulukan yang dahulu.

 

Organizing

  • Bina Standard Operation Procedure (SOP) bagi setiap tugasan rutin agar dapat dijadikan rujukan.
  • SOP dapat dijadikan panduan dan pada masa yang sama ia menjimatkan masa dengan pemendekan lengkuk pembelajaran (learning curves).
  • Pelaksanaan tugasan dapat dilaksanakan dengan segera kerana persiapan awal dapat dibuat.
  • Pastikan diri anda sentiasa ‘well organized’ – bersedia awal untuk sesi pembentangan dan taklimat, datang awal untuk mesyuarat  dan pastikan susunan  fail dan dokumen di atas meja kerja sentiasa kemas , tersusun dan mudah dicapai.

 

 

Streamlining

  • Disiplinkan diri anda untuk merancang dan susun tugasan rutin, tugasan harian dan tugasan ad-hoc – sama ada anda di pejabat atau di rumah.
  • Dalam merancang dan menyusun tugasan tersebut, elakkan dari menggugurkan tugasan yang anda tidak suka lakukan.
  • Peruntukkan masa yang bersesuaian tetap secara tetap untuk menyelesaikan tugasan rutin di pejabat seperti menyemak dan mengemaskini cuti kakitangan, semak surat dan membaca e-mel.

 

Economizing

  • Beri imbuhan kepada diri anda sendiri – peruntukkan waktu bonus untuk anda melaksanakan perkara-perkara yang anda suka seperti mencuci kereta, basuh baju, kemas rak buku, kemas rumah, membaca komik dan lain-lain.
  • Peruntukan waktu bonus ini juga boleh dilaksanakan di tempat kerja – seperti waktu yang anda khususkan sekali seminggu untuk mengemaskini dan membersihkan e-mel anda.

 

Contributing

  • Anda disarankan menyusun satu rancangan jangka panjang bagi memboleh anda sebagai pengurus memberikan tumpuan untuk menyelesaikan perkara-perkara ad-hoc atau isu-isu yang diluar dugaan.
  • Pada masa yang sama, kaedah contributing juga adalah tindakan-tindakan awal atau langkah pencegahan yang sekiranya diambil ia dapat mengelakkan anda membazirkan masa menangani masalah yang timbul dikemudian waktu.
  • Sebagai contoh penilaian prestasi yang adil, telus dan jujur dapat menyumbang kepada peningkatan motivasi dan kepercayaan kakitangan terhadap anda. Selain daripada itu, ia menyumbang kepada suasana kerja yang harmoni dan ceria. Sebagai pengurus, anda mempunyai masa emas bersama kakitangan anda.

Ramai diantara kita sebenarnya telah pun menggunakan secara langsung atau tidak langsung kaedah ‘Eisenhower Box’ mahupun kaedah POSEC dalam melaksanakan tugasan seharian. Cuma mungkin kita tidak terlalu terikat dan terikut secara keseluruhan dengan kedua-dua pendekatan berkenaan.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s