Perancangan : Pengenalan & Mukaddimah

Oleh: Hj. Mohammad Fauzi

Posting terakhir penulis mengenai pengurusan adalah pada 16 April 2008. Nampaknya setelah 5 tahun, baharulah penulis beranjak untuk meneruskan perkongsian ilmu dan maklumat tentang pengurusan. Penulis memohon maaf kepada para pembaca atas perkongsian ilmu yang ‘tergantung’ selama 5 tahun dan berhasrat untuk meneruskan perkongsian ilmu sehingga selesai huraian tentang rangkaian P.O.S.C.O.R.B yang menjadi salah satu pendekatan yang paling popular untuk memahami konsep asas pengurusan.

Bagi menggerakkan apa jua organisasi, pengurusan memainkan peranan utama. Pengurusan merupakan satu proses atau kitaran kerja terancang dan teratur khusus untuk mencapai matlamat dan objektif yang telah disusun selaras dengan misi dan visi organisasi. Secara sepintas lalu untuk tujuan ulangkaji, proses kitaran pengurusan mempunyai pelbagai kaedah dan pendekatan. Salah satu yang paling terkenal dengan akronim P.O.S.D.C.O.R.B diperkenalkan oleh Luther Gullick dan Lyndall Urwick dalam kertas kajian yang ditulis oleh mereka pada tahun 1937.

Menurut Gullick,  P.O.S.D.C.O.R.B diterjemahkan seperti berikut:-

  • Planning  – Proses penetapan matlamat dan penyusunan pelan tindakan untuk mencapainya dalam jangka waktu yang ditetapkan.
  • Organizing – Proses penyusunan hierarki organisasi bagi memudahkan proses agihan dan penyelarasan tugas selaras dengan visi dan misi organisasi.
  • Staffing – Proses yang melibatkan seluruh aspek pengurusan sumber manusia.
  • Directing – Proses pembuatan keputusan, penyediaan dan pengedaran arahan kepada pihak yang akan melaksanakannya.
  • Co-ordinating – Proses penyelarasan tugasan, tindakan dan semua perkara yang berkaitan dengan aktiviti yang disusun bagi mencapai visi dan misi.
  • Reporting – Proses yang berkaitan dengan penyediaan laporan, data, statistik dan pembinaan pengkalan data serta mekanisme aliran laporan dalam organisasi.
  • Budgeting – Proses yang berkaitan dengan pengurusan apa jua jenis sumber yang mempunyai implikasi kewangan.

Image

Perancangan merupakan elemen yang pertama dalam rangkaian P.O.S.D.C.O.R.B ini. Dalam bidang pengurusan, perancangan adalah kata-kunci pertama ataupun langkah pertama yang perlu diambil oleh pengurus dalam melancarkan perjalanan sesebuah organisasi.

Tanpa perancangan yang sistematik dan tersusun, keseluruhan kitaran POSDCORB akan hilang arah tuju. Proses kitaran pengurusan organisasi yang dinamik, memerlukan CEO yang berkemampuan melihat jauh ke hadapan. Kemampuan ini diterjemahkan dengan kemampuan CEO untuk menggariskan andaian yang munasabah berdasarkan situasi berkaitan yang sedang berlaku di persekitaran organisasinya. Kemampuan ini juga diterjemahkan dengan kemampuan menyusun rancangan rapi untuk mencegah kesan negatif yang mungkin timbul dan mengatasi masalah yang diramal bakal timbul. Kemampuan CEO lebih terserlah bilamana ia mampu menggembling sumber-sumber dan kelebihan organisasinya untuk melaksanakan rancangan yang telah disusun olehnya untuk mencapai objektif yang telah disasarkan.

 

Tujuan Perancangan/Kenapa Mesti Merancang?

Kehidupan manusia tidak sunyi dari sebarang aktiviti. Ada yang menamakannya tugasan, rutin harian, pekerjaan dan sebagainya. Ada yang dilakukan secara bersendirian, berkumpulan ataupun melibatkan satu pasukan. Ia berlaku di mana-mana sahaja dari sekecil aktiviti individu, keluarga, masyarakat setempat hingga ke organisasi tempat bertugas. Malah ada yang melibatkan skala yang besar hingga ke peringkat nasional dan antarabangsa.

Apa sahaja pekerjaan, tugasan dan perkara yang seumpamanya memerlukan perancangan. Apakah pengertian dan takrif umum perancangan? Menurut Kamus Dewan Bahasa ‘merancang’ ditakrifkan sebagai ‘proses merencanakan atau mempersiapkan’. Dari sudut akademik, memetik dari buku Pengantar Pengurusan oleh Jaafar Muhammad, Robbins & Coulter (1999) mentakrifkan perancangan sebagai ‘proses yang melibatkan pentakrifan objektif dan matlamat organisasi, mewujudkan strategi keseluruhan untuk mencapai matlamat-matlamat dan membangunkan rancangan yang menyeluruh untuk menyelaras dan mengintegrasikan semua aktiviti dalam organisasi’.

Langkah pertama dalam perjalanan yang jauh dalam apa jua proses kitaran kerja pasti bermula dengan perancangan. Persoalan-persoalan berikut mungkin dapat membantu kita memahami hikmah di sebalik pentingnya perancangan dalam kehidupan seharian:-

  • Teraturkah kehidupan harian seseorang jika dia tidak merancang apa-apa sebaik sahaja membuka mata?
  • Lancarkah sebuah majlis perkahwinan jika tiada apa-apa rancangan disusun dan diatur?
  • Dapatkah pekerja melaksanakan tugasnya dengan berkesan jika organisasi tempatnya bertugas tidak membuat sebarang perancangan?
  • Mampukah negara mencapai kemajuan jika pemimpinnya tidak merancang apa-apa?
  • Adakah harapan untuk memenangi peperangan jika pimpinan angkatan tentera tidak merancang apa-apa?

Maka mustahil bukan itu mengecapi apa jua kejayaan dan pencapaian objektif jika tidak merancang apa-apa.

‘Gagal Merancang, Merancang Kegagalan’

Mantera Beradu – Sifu M.Nasir

            Perancangan tidak semestinya berada dalam keadaan yang formal. Banyak kegiatan harian dan bersifat sosial yang turut melibatkan perancangan yang teliti. Dari program perkelahan keluarga, percutian hujung minggu, hinggalah kepada perancangan perbelanjaan bulanan dan pengendalian majlis serta program komuniti setempat.

Perancangan yang formal biasanya disertakan dengan dokumen bertulis, objektif, mempunyai pelan tindakan, anggaran masa dan kos dan catatan ‘person in charge’. Dalam konteks perancangan formal, perancangan merupakan satu proses menterjemahkan idea bagi melaksanakan aktiviti-aktiviti selaras dengan sumber, kemampuan dan matlamat utama organisasi. Oleh yang demikian, perancangan yang digariskan haruslah selari dengan misi dan visi organisasi. Manakala pelan tindakan yang disusun selepas itu akan disusuli dengan arahan rasmi yang akan diikuti dengan jelas sebagaimana yang digariskan dalam rancangan.

James A.F Stoner & Charles Wankel dalam bukunya ‘Management’ menyatakan bahawa proses perancangan adalah proses membentuk dan memilih langkah pelaksanaan untuk menyelesaikan sesuatu perkara. Dalam menguruskan sesebuah organisasi, perancangan perlu bagi membolehkan CEO dan para pengurus di bawahnya untuk merangka tindakan-tindakan yang sesuai bagi merealisasikan matlamat organisasi. Selain daripada itu perancangan dapat membantu melicinkan usaha berikut:-

  1. Menyusun tindakan pelaksanaan mengikut fasa-fasa sesuai dengan keutamaan.
  2. Mengenalpasti sumber yang bersesuaian.
  3. Memudahkan agihan sumber mengikut keperluan dan keutamaan.
  4. Merangka pelan tindakan kecemasan atau Pelan B.
  5. Memudahkan usaha merangka tindakan pembetulan sekiranya wujud masalah.

Tanpa perancangan yang teliti perkara-perkara tersebut tidak dapat dilaksanakan. Walaupun sesetengah pihak menyatakan bahawa, tugasan tetap boleh dilaksanakan, namun ia dilaksanakan tanpa arah dan tujuan. Pemimpin yang bijak adalah pemimpin yang mampu merancang, mengarahkan dan menyelaraskan pelaksanaan rancangan. Pengurus yang cekap mampu melaksanakan perancangan mengikut jadual yang ditetapkan. Pentadbir yang berwibawa mampu memanipulasikan sumber untuk melicinkan segala tindakan sebagaimana yang digariskan bagi mencapai matlamat yang telah disasarkan untuk dicapai oleh kumpulan kerjanya. Walau apa jua bentuknya, perancangan adalah langkah pertama yang pasti berakhir dengan dengan dua keadaan, samada objektif tercapai atau tidak.

Perancangan tidak semestinya menghasilkan satu panduan pelaksanaan dan pelan perancangan yang baru. Ia mungkin terdiri dari beberapa pelan perancangan yang digabungkan, ataupun mungkin pelan perancangan lama yang diberikan sentuhan baru ataupun pelan perancangan sedia ada yang diubah berdasarkan keadaan semasa organisasi.

Terdapat juga pelan perancangan yang diubahsuai selaras dengan perubahan matlamat organisasi. Dalam perancangan terdapat beberapa perkara utama yang perlu diberikan perhatian dalam proses perancangan. Antaranya adalah matlamat yang ingin dicapai melalui pelan oleh organisasi dan kemampuan para perancang mengeksploitasikan kemampuan meramal ketika merangka rancangan. Malah dalam proses perancangan, organisasi juga harus melihat dengan teliti hubungkait prestasi organisasi dengan proses perancangan.

Hubungan Kait Perancangan Dengan Prestasi Organisasi

 

Terdapat kajian yang dijalankan oleh Pearce, Robbins dan Robinson (1987) dan kajian oleh Capon, Parley dan Hulbert (1994) yang mengaitkan perancangan dengan prestasi sesebuah organisasi. Kajian berkenaan merumuskan bahawa:-

  • Perancangan formal berkait rapat dengan keuntungan yang tinggi, kadar pulangan atas aset yang tinggi dan prestasi kewangan yang memberangsangkan.
  • Kualiti proses perancangan dalam organisasi dan bagaiman melaksanakan apa yang dirancang akan menyumbang ke arah prestasi organisasi yang lebih baik.
  • Organisasi yang mengadakan perbincangan formal tetapi memperolehi prestasi yang kurang memuaskan disebabkan oleh peraturan kerajaan, kekuatan kesatuan sekerja dan faktor lain yang menghalang kesan baik perancangan ke atas prestasi organisasi.

Sumber: ’Pengantar Pengurusan’

Jaafar Muhammad , Mohd Hizam Hanafiah & Zafir Mohd Makbul

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s