Asas & Ciri-Ciri Perancangan – Bahagian 3

Oleh: Hj. Fauzi

 

Dalam pengurusan, setiap pendekatan mahupun proses-proses yang dilalui haruslah mempunyai asas yang kukuh. Asas ini menjadikan setiap proses berkenaan dapat dijalankan dengan mantap, berkesan dan bersifat kos efektif.

 

Berdasarkan bukunya Pengantar Pengurusan, Jaafar Muhammad dan rakan-rakan menggariskan beberapa asas perancangan yang patut dilaksanakan oleh para penggubal dasar dalam sesebuah organisasi seperti berikut:

 

  1. Keupayaan Meramal
  2. Kemampuan Mengenalpasti Senario
  3. Tanda Aras (Benchmarking)
  4. Penglibatan
  5. Kegunaan Perancang Organisasi

 

Pertama – Keupayaan Meramal

 

Para penggubal dasar dalam sesebuah organisasi haruslah bersifat sensitif dan peka terhadap keadaan yang telah, sedang dan bakal berlaku. Apa sahaja ‘cuaca’ yang sedang melanda negara, mahupun wilayah serantau ataupun perubahan berskala besar di peringkat global haruslah diambil kira sebelum menggariskan sesuatu pelan strategik.

 

Menjadi kebiasaan bagi para penggubal dasar akan lebih menekankan dan memberikan tumpuan tentang ramalan yang berkaitan keadaan ekonomi seperti kadar permintaan, kos pengeluaran, turun dan naik harga saham, komoditi dan bahan mentah, serta kadar pertukaran mata wang. Namun para penggubal dasar harus turut mengambil perhatian ke atas perkara-perkara seperti senario politik, pergolakan dalam negara dan serantau, ramalan ke atas perubahan ketara dalam demografi, ramalan kaji cuaca termasuklah pewartaan peraturan dan undang-undang baru. Kesemua ini memberikan kesan langsung dan tidak langsung terutama kepada organisasi yang bergantung kepada pengeluaran produk dan perkhidmatan yang berkait rapat dengan trend pasaran.

 

Pada pandangan Jaafar Muhammad dan rakan-rakan, proses ramalan boleh dilaksanakan menggunakan dua pendekatan. Pendekatan pertama adalah dengan menggunakan kaedah kualitatif yang melibatkan analisis ke atas pendapat pakar dalam pelbagai jenis bidang yang berkaitan. Proses analisis ini boleh dijalankan dengan penglibatan pakar dalam bidang khusus samada secara individu mahupun dilantik oleh panel.

 

Manakala kaedah kedua adalah dalam bentuk kuantitatif. Kaedah kuantitiatif ini lebih menekankan kepada penggunaan analisis matematik dan analisis statistik ke atas sekelompok data dalam format tertentu.

 

Kedua – Kemampuan Mengenalpasti Senario

 

Berdasarkan maklumat yang dikumpulkan dalam proses membuat ramalan, pihak pengurusan tertinggi organisasi dan para penggubal dasar haruslah berupaya menukar analisis berdasarkan maklumat berkenaan dan mampu membentuk senario.

Oleh sebab itu, dalam proses membuat ramalan, maklumat dan data-data yang dikumpulkan haruslah mempunyai jarak masa (time-frame) yang panjang. Jarak masa yang panjang ini penting bagi membolehkan para penganalisis membentuk 3 set senario iaitu senario sebelum, semasa dan senario akan datang.

 

Mengapa keupayaan membentuk senario itu penting?

 

Pembentukan senario amat penting kepada para penggubal dasar kerana dasar dan perancangan strategik lebih mudah dirangka sekiranya senario semasa dan masa akan datang dapat dikenalpasti. Manakala senario sebelum atau senario pada masa lalu amat penting untuk dijadikan tanda aras dan rujukan sekiranya berlaku tanda-tanda akan berlakunya semula perkara-perkara yang pernah tejadi sebelum ini.

 

Sebagai contoh, sebuah organisasi atau syarikat yang ditubuhkan dengan berdasarkan hasil kepada pengeluaran produk berasaskan getah umpamanya, haruslah mengambilkira keadaan masa lalu yang pernah menyebabkan permintaan ke atas produk berasaskan getah melonjak tinggi atau mengalami kemerosotan.

 

Pada masa yang sama para perancang dalam organisasi berkenaan haruslah berkemampuan membentuk senario keadaan semasa untuk melihat kepada permintaan dan trend pasaran ke atas produk berasaskan getah bagi mengetahui kadar produk yang perlu dikeluarkan dan kos yang perlu ditanggung oleh organisasi/ syarikat.

 

Akhirnya kemampuan membentuk senario masa akan datang yang dirangka berdasarkan data-data yang merangkumi maklumat-maklumat penting seperti kadar permintaan pasaran, trend, teknologi dan pelbagai faktor lain dapat membantu melicinkan pembentukan pelan strategik.

 

Para penggubal dasar dan perancang strategik akan lebih mudah menetapkan jenis dan kadar pengeluaran produk, lokasi pasaran yang perlu dipertahankan, ditinggalkan ataupun diteroka hinggalah kepada rancangan pengawalan sumber seperti kos bahan mentah, sumber manusia, mesin, R&D, dan lain-lain.

 

Selain daripada itu para penggubal dasar dan pakar perancangan strategik dapat membentuk pelan alternatif dan menyediakan langkah-langkah pencegahan dan pembentulan sekiranya berlaku perkara-perkara yang telah pun jangka akan menganggu kelancaran pelan tindakan yang telah dirancangkan.

 

Ketiga – Tanda Aras (Benchmarking)

 

Para penggubal dasar dan pakar perancang dalam organisasi haruslah berkemampuan untuk melaksanakan tanda aras sebelum membentuk sebarang pelan strategik mahupun menggubal ap jua pelan perancangan.

 

Sekiranya dalam proses pembentukan senario, para penganalisis, para penggubal dasar dan pakar perancangan strategik disaran untuk peka dan mengambil kira perkembangan sekeliling dalam suatu tempoh yang panjang dan dalam konteks yang amat luas. Namun benchmarking pula bersifat lebih fokus. Para penggubal dasar disarankan untuk mengenalpasti amalan organisasi luar yang sesuai untuk dijadikan perbandingan dalam membuat penilaian ke atas kemampuan dan prestasi organisasi sendiri.

 

Apakah maksud penandaarasan?

 

Penandaarasan didefinisikan sebagai proses mengenalpasti, berkongsi dan menggunakan pengetahuan dalam usaha ke arah perlaksanaan amalan terbaik. Ia memberikan penumpuan kepada usaha untuk meningkatkan proses pengurusan dengan mengeksploitasi pendekatan terbaik berbanding dari mengukur dan menilai amalan terbaik.

 

Secara umumnya penandaarasan adalah adalah proses mengenalpasti, memahami dan mengamalkan proses perlaksanaan yang telah terbukti keberkesanannya di organisasi lain yang melaksanakan usaha peningkatan prestasi.

 

Penandaarasan bertujuan untuk:-

 

  • Meningkatkan keuntungan dan keberkesanan operasi
  • Menggalakkan dan mengurus perubahan
  • Memperincikan matlamat
  • Mencapai tahap inovasi dan kreatif

 

Keempat – Penglibatan

 

Proses perancangan dalam organisasi tidak hanya dijayakan oleh pihak pengurusan tertinggi organisasi dan kumpulan atau individu yang dilantik khas oleh organisasi seperti penggubal dasar, penganalisis dan pakar perancangan strategik sahaja.

 

Semua pihak dalam organisasi memainkan peranan dalam usaha menjayakan proses perancangan mahupun terlibatkan dalam proses melaksanakan perancangan. Organisasi menempah risiko akan gagal jika ada pihak atau individu yang tidak dilibatkan secara langsung atau tidak langsung dalam proses ini.

 

Apa jua jawatan yang disandang samada besar atau kecil, setiap individu dalam organisasi mempunyai bahagian yang tersendiri dalam proses perancangan ini. Penglibatan seluruh warga organisasi dalam proses merancang, umpamanya dalam proses mengumpul maklumat dan data akan membolehkan organisasi mendapat pelbagai jenis data utama dan data sampingan.

 

Manakala penglibatan semua pihak dalam proses merangka pelan perancangan dalam pelbagai tahap membolehkan semua pihak menyumbangkan idea berdasarkan pengetahuan dan pengalaman masing-masing. Semua pihak boleh bertukar-tukar pandangan dan meningkatkan kefahaman dan semangat kepunyaan ke atas organisasi itu sendiri.

 

 Malah penglibatan menyeluruh oleh semua individu dalam organisasi akan memudahkan semua pihak memahami apakah yang ingin dicapai oleh organisasi, dan apakah peranan yang dimainkan oleh setiap individu untuk mempastikan objektif organisasi mencapai sasaran yang ditetapkan bersama.

 

 

 

Kelima – Kegunaan Perancang Organisasi.

 

Menurut  Jaafar, Mohd Hizam dan Zafir, Jawatan Perancang Organisasi atau lebih dikenali sebagai Perancang Korporat dipertanggungjawabkan untuk memantau penyelarasan sistem perancangan dalam organisasi. Mereka berpandangan Perancang organisasi haruslah mahir dalam semua langkah proses perancangan formal dan cekap menggunakan tanda aras, perancangan senario dan peramalan.

 

Mereka juga menggariskan bahawa tanggungjawab perancang organasasi adalah :-

 

–        Membantu pengurus bawahan menyediakan rancangan.

–        Membangunkan rancangan khusus apabilan diminta.

–        Mengumpul dan menyelaraskan perancangan maklumat organisasi

–        Membantuk mengkomunikasikan rancangan kepada pelbagai pihak dalam organisasi.

–        Mengawal rancangan sedia ada dan mencadangkan perubahan.

 

Usaha organisasi dalam melaksanakan proses perancangan akan lebih menjadi lancar dan mudah sekiranya kelima-lima asas di atas diberikan perhatian yang sewajarnya oleh pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk dilaksanakan.

 

Ciri-ciri Perancangan

 

Dengan merujuk kepada buku Pengurusan Terkini yang ditulis oleh Wan Azmi Ramli, beliau telah menggariskan sebanyak sembilan ciri perancangan yang baik seperti butiran berikut:

 

  • Kebolehlenturan – Kebolehlenturan adalah sangat penting terutama dalam proses menggubal perancangan jangka panjang. Dalam perancangan jangka panjang, kebiasaannya akan berlaku pelbagai perubahan yang di dorong oleh faktor dalaman mahupun faktor luaran organisasi. Oleh yang demikian matlamat dan kaedah perlaksanaan perancangan haruslah boleh diubah dan disesuaikan dengan keadaan semasa.

 

  • Kerasionalan – Pelan perancangan haruslah mempunyai sebab dan asas yang rasional. Penetapan objektif dan matlamat haruslah rasional untuk dicapai. Pelan perancangan haruslah rasional untuk dilaksanakan.

 

  • Keberkesanan Kos – Bagi organisasi yang bersifat entiti perniagaan, kos dan faedah keuntungan menjadi asas utama dalam setiap keputusan dan tindakan. Oleh yang demikian pihak penggubal dasar dan pakar perancang haruslah mempastikan kos sesuatu perancangan itu tidak bersifat overhead dari faedah dan keuntungan. Jika tidak organisasi akan berhadapan dengan kerugian.

 

  • Bersifat Formaliti – Pelan perancangan seharusnya bersifat formaliti dan tersusun. Ia mesti dirangka dan disediakan menggunakan format yang tertentu. Semua maklumat dan arahan mestilah selaras supaya ia boleh diikuti. Setiap perkataan dan ayat yang disusun adalah jelas dan mudah difahami oleh setiap pihak dipertanggungjawabkan untuk melaksanakannya.

 

  • Kerahsiaan – Walaupun pelan strategik dan pelan tindakan haruslah disampaikan secara kepada semua warga organisasi secara menyeluruh namun ’blue frame’ perancangan ataupun formula-formula serta hasil analisis data haruslah diketahui oleh individu tertentu sahaja.

 

  • Jangka Waktu – Pelan perancangan yang jelas dan mantap haruslah mempunyai time-frame atau jangka waktu. Ini akan memudahkan setiap pihak menyusun jadual kerja mengikut waktu yang ditetapkan.

 

  • Relevan – Pelan perancangan haruslah relevan dan selaras dengan tujuan utama organisasi ditubuhkan.

 

  • Menyeluruh – Sebagaimana yang dihuraikan sebelum ini, pelan perancangan haruslah mudah difahami, bersifat komprehensif, mencakupi semua perkara, melibatkan semua pihak dalam proses perlaksananaan dan bersifat menyeluruh.

 

  • Ketepatan :- dalam menghuraikan perkara yang berkaitan dengan ketepatan, Wan Azmi Ramli menggariskan bahawa jawapan kepada persoalan-persoalan dibawah akan memberikan gambaran keseluruhan tentang kepentingan ketepatan dalam proses perancangan:

 

  • Apa yang hendak dibuat?
  • Bila ia akan dilaksanakan?
  • Dimana ia akan dibuat?
  • Bagaimana cara perlaksanaannya?
  • Siapa yang akan terlibat?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s