Bahagian 5 – Kepentingan Perancangan

Oleh : Hj. Mohammad Fauzi

Di dalam buku yang sama, Azman Che Omar menggariskan kepentingan perancangan sebagaimana yang dipetik secara verbatim seperti butiran berikut:

  • Menjadi landasan untuk organisasi bergerak.
  • Semua ahli tahu apa yang patut disumbangkan untuk mencapai objektif/ matlamat organisasi.
  • Dijadikan rujukan untuk memudahkan pengurus menilai pencapaian sebenar jabatan masing-masing.
  • Dijadikan rujukan untuk membentuk langkah-langkah pembetulan sekiranya terdapat pelan perlaksanaan yang di dapati melencong dari rancangan asal organisasi.
  • Perancangan menjadi asas kepada sistem kawalan dalam organisasi.
  • Memudahkan pihak pengurusan membuat pilihan dan keputusan.
  • Dapat menyelesaikan kekeliruan dan melicinkan penyelarasan perlaksanaan tindakan.
  • Membantu organisasi mengenalpasti persaingan dan peluang dalam pasaran.
  • Mengurangkan risiko kegagalan kerana analisis yang baik semasa proses perancangan digubal.
  • Dapat mengurangkan risiko pelaksanaan kerja berulang kali yang merugikan kos, masa dan sumber.
  • Membantu pengurus membuat keputusan yang tepat.
  • Membudayakan pengurus dan warga organisasi untuk melihat jauh kehadapan.

Manakala melalui bukunya Pengurusan Terkini – Wan Azmi Ramli menyatakan bahawa sesebuah organisasi yang mempunyai arah, tujuan dan matlamat yang jelas akan memudahkan semua pihak menggembling tindakan untuk berusaha mencapainya.

Malah dengan maklumat-maklumat dan data-data yang dikumpulkan semasa proses perancangan, akan memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk mengenalpasti peluang-peluang dan bidang baru yang boleh diterokai di masa hadapan.

Selain daripada itu proses perancangan dilihat oleh Wan Azmi Ramli sebagai faktor yang menjadikan  keputusan-keputusan dapat diselaraskan dan disatukan oleh semua pembuat keputusan dipelbagai peringkat dalam organisasi.

Wan Azmi Ramli juga berpandangan bahawa pelan perancangan boleh dijadikan sebagai asas untuk memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk membuat penilaian dan mengukur prestasi keseluruhan organisasi.

Pada masa yang sama Jaafar Muhammad, Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd Makbul melalui buku mereka Pengantar Pengurusan proses perancangan mempunyai kepentingannya yang tersendiri sebagaimana huraian berikut:

Pertama – Tumpuan & Kelenturan

Proses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat membantu organisasi mencapai prestasi yang lebih baik kerana:

·   Perancangan adalah adalah proses yang berorientasikan hasil dan membantu mewujudkan gerakkerja untuk  mencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi

·   Proses perancangan dapat membantu pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk memastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu.

·   Perangkaan pelan perancangan membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan diagihkan ke seluruh organsasi.

·   Proses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan merangka cara  untuk menghadapinya.

 

Kedua  – Meningkatkan penyelarasan

Perancangan disusun dan diatur bertujuan untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah penetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamat yang ditetapkan mencerminkan pengisian sebenar visi dan misi organisasi. Matlamat memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai oleh organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting, kerana semua tindakan yang disusun akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini.

Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah tiang-tiang yang perlu dibina oleh seluruh warga organisasi untuk menopang bumbung visi dan misi organisasi. Matlamat merupakan ‘masterplan’ kepada organisasi. Perancangan merupakan ‘blue-print’ untuk merealisasikannya. Tanpa perancangan, seluruh organisasi hilang arah panduan. Tanpa perancangan, segala arahan kerja tidak mempunyai ‘rohnya’ yang tersendiri.

 

Ketiga – Pengurusan Masa

Menurut Jaafar Muhammad, Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd Makbul, perancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurus masanya dengan baik. Mereka  turut menggariskan beberapa  panduan dalam pengurusan masa seperti berikut :

  • Berkata tidak pada pengurusan yang tidak mustahak
  • Jangan terperangkap dalamrutin organisasi.
  • Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima
  • Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji.
  • Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan.
  • Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.

 

Keempat – Memperbaiki Kawalan

Langkah-langkah dan tindakan perlaksanaan wujud hasil dari ‘outcome’ perancangan. Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan. Proses pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat berkesan. Tujuan pemantauan amat mudah, ia diwujudkan agar tindakan dilaksanakan mengikut perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.

Pemantauan memudahkan pengurus mengukur perkembangan tindakan perlaksanaan. Malah pemantauan memudahkan pasukan pelaksana mengesan sekiranya terdapat kesilapan dan seterusnya tindakan pembetulan dapat segera dilancarkan.

Perancangan juga memudahkan pihak pelaksana mengawal sumber bagi mengelakkan sumber yang diagihkan tidak mencukupi atau berlebihan. Perancangan juga membantu melicinkan proses kawalan kualiti ‘out-put’ organisasi dengan mekanisme kawalan kualiti yang tersusun dan sistematik.

 

Kepentingan perancangan yang lain adalah seperti berikut:-

1.    Perancangan membantu organisasi mengekalkan kesinambungan.

Organisasi mampu bertahan jika ada usaha untuk mempertahankannya. Jadi timbul pertanyaan di hati warga organisasi. Mempertahankan organisasi untuk apa? Persoalan ini akan membawa warganya kepada tujuan sebenar organisasi ditubuhkan. Visi dan misi dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semua pihak, mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, dengan terpenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu.

Tindakan perlaksanaan bagi setiap satu matlamat, memberi gambaran kepada warganya bahawa usaha menjayakan bererti memberikan nafas kepada organisasi untuk terus hidup. Nadi kepada semua ini adalah perancangan. Organisasi bergantung kepada sejauhmana kemampuan dan kebijakan warganya untuk merancang dan melaksanakan tindakan bagi meneruskan kesinambungannya.

 

2.    Perancangan membantu organisasi menangani risiko.

Apa jua bidang mempunyai risiko yang tersendiri. Risiko wujud dalam pelbagai bentuk. Risiko membentuk pelbagai halangan kepada organisasi dan warganya. Namun kebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana ia meninggalkan kesan negatif kepada organisasi. Namun ramalan dan dugaan ini tidak mempunyai apa-apa makna sekiranya organisasi tidak bertindak merancang apa-apa untuk menghadapinya.

Bergantung kepada kreativiti CEO dan pembuat keputusan organisasi untuk memutuskan pendekatan terbaik untuk menangani setiap risiko. Ada risiko yang boleh dielakkan sekadar berhati-hati dengan perkembangannya, ada pula yang terpaksa ditangani secara berhadapan dan perlu dihapuskan dan ada risiko yang sekadar perlu dikurangkan momentumnya sahaja. Dengan perancangan, organisasi dan warganya dapat menangani risiko dengan berkesan. Perancangan melicinkan proses penyelarasan

 

3.      Perancangan membantu mengoptimumkan sumber dan mengelakkan pembaziran

Setiap organisasi mempunyai kekuatan dan sumbernya yang tersendiri. Sumber terdapat dalam pelbagai bentuk. Ada sumber berbentuk struktur kewangan yang kukuh, ada yang berbentuk aset & material, ada yang mempunyai sumber tenaga kerja yang komited, terlatih dan pakar, ada pula yang berpaksikan kepada keunikan produk keluaran, ada yang bergantung kepada jaringan pembekal dan pasaran yang mempunyai persefahaman yang organisasi.

Perancangan dapat memberikan panduan kepada pihak pelaksana untuk menggunakan sumber dalam kuantiti dan jumlah yang sesuai. Dengan adanya perancangan pihak pelaksana dapat memanipulasikan sumber seoptimum mungkin mengikut kadar yang ditetapkan. Malah dengan adanya perancangan yang teratur, sumber yang pelbagai ini dapat diagihkan secara saksama berdasarkan keperluan disetiap bahagian dan unit. Perancangan dapat mengelakkan sumber dari diagihkan ke tempat yang tidak memerlukan. Pembaziran dapat dilelakkan.

Dengan perancangan juga, tumpuan dapat diberikan kepada usaha untuk mendapatkan sumber yang kritikal dari luar. Sumber dalaman yang sedia ada dalam organisasi pula boleh dirancang untuk dikekalkan dan diperkembangkan. Pembaziran sekali lagi dapat dielakkan, dengan mengurangkan aliran tunai keluar dari organisasi untuk memperolehi sumber yang tidak perlu.

 

4.    Organisasi yang teratur perancangannya dapat mewujudkan keyakinan pihak berkepentingan (pemegang taruh).

Setiap organisasi tidak dapat memisahkan dirinya dari pihak-pihak yang berkepentingan. Pihak berkepentingan ini terdapat di dalam dan diluar organisasi. Pemilik organisasi, pelabur, pemegang saham dan pekerja adalah pihak berkepentingan yang berada dalam organisasi. Manakala pembekal, pembeli, institusi kewangan yang memberi pinjaman, ejen, organisasi yang bersekutu dan orang ramai merupakan pihak luar yang mempunyai kepentingan.

Semua pihak yang berkepentingan ini harus diberikan keyakinan terhadap kemampuan organisasi untuk bertahan dalam persaingan. Mereka harus diberikan keyakinan bahawa organisasi ini mampu berdepan dengan apa jua jenis cabaran, dan mampu mengharungi sebarang perubahan. Apa jua usaha untuk meyakinkan pihak-pihak berkepentingan, akan menjadi sia-sia jika organisasi gagal merancangkan tindakan-tindakan yang sesuai untuk mencapai matlamatnya untuk meningkatkan keyakinan pihak-pihak berkepentingan ini.

Adalah menjadi satu kebiasaan, organisasi yang jelas perancangan dan hala tujunya lebih meyakinkan daripada organisasi yang tiada hala tujuan dan perancangan yang jelas.

 

5.    Perancangan yang teratur mewujudkan persaingan yang sihat.

Organisasi yang mempunyai perancangan yang teratur, lebih tersusun dan memudahkan urusan dengan pihak luar. Malah pihak luar dari organisasi mempunyai maklumat yang jelas tentang pelan tindakan dan hala tuju organisasi. Maklumat yang cukup dan tepat dan mengurangkan prasangka dan andaian buruk pihak luar tentang organisasi. Mereka lebih mudah berurusan disamping dengan keyakinan dengan kewibawaan organisasi yang teratur, akan mewujudkan persaingan yang sihat dengan organisasi.

Selain daripada itu, bahagian-bahagian dan unit dalam organisasi dapat menyusun rancangan dan pelan tindakan perlaksanaan teratur untuk mencapai matlamat organisasi. Masing-masing akan berusaha mempamerkan tindakan perlaksanaan yang tersusun, teratur, paling sistematik dan mampu mencapai objektif dalam tempoh yang diberikan. Fenomena ini mewujudkan persaingan sihat dalam organisasi itu sendiri.

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s