Perkongsian Ilmu Pasca NCMC

Oleh : Hj. Mohammad Fauzi

Saya bersama Sdr A. Amri telah menghadiri 1st National Conference Of Management & Communication (NCMC) anjuran UUMKL di Hotel Grand Season pada 15 & 16 November 2014 yang lalu dan di dalam program ini Sdr. A. Amri telah membentangkan kertas kerja bertajuk Penghayatan Agama Sebagai Pemangkin Tingkah Laku Kerja Muslim – Satu Kajian Empirikal.

Kebanyakan dari kertas kerja yang dibentangkan merupakan gabungan proposal kajian mahupun hasil kajian pelajar Master & Ph.D dari UUMKL dan sedikit pembentangan kertas kajian akademik dari beberapa tenaga pengajar akademik dalam bidang pengurusan dan perniagaan dari beberapa IPT.

Namun begitu hasil dari perbincangan ketika sesi-soal jawab dalam pembentangan paralel yang dihadiri, perbincangan tidak rasmi dengan para peserta dan pembentang  dan disertakan dengan sedikit analisa hasil dari pembacaan lanjut selepas menghadiri seminar, secara peribadi saya inginkan kongsikan beberapa kesimpulan dan pandangan yang mungkin bermanfaat buat kita semua:-

Pertama -Sektor swasta yang memberikan penekanan kepada peningkatan kualiti yang berorientasikan pelanggan amat mengalu-alukan sebarang maklumbalas dari pelanggan terutama maklumbalas bersifat aduan dan ia dilihat sebagai peluang untuk mereka membuat penambahbaikan. Keadaan ini mungkin berbeza dengan sesetengah sektor kerajaan yang amat sensitif dan bereaksi negative dengan sebarang maklumbalas pelanggan yang bersifat aduan. Reaksi negatif ini biasanya akan disusuli dengan tindakan susulan yang memberikan kesan yang negatif juga kepada individu mahupun jabatan yang terlibat dalam aduan berkenaan. Akibatnya semua pihak secara tidak langsung akan berikhtiar untuk menyapu semua aduan berkenaan kebawah karpet dan disenyapkan.

Kedua –  Sektor swasta sangat menitikberatkan aliran komunikasi secara bebas dan menghargai perbezaan pendapat dan mengambil kira the best idea, the best suggestion untuk dilaksanakan sebagai the best practice.

Ketiga – Menggalakkan pertukaran idea dan meraikan perbezaan pendapat dapat memacu organisasi untuk menjadi lebih bertenaga dan berdaya saing. Keterbukaan pihak atasan untuk menerima pendapat dan nasihat  dari kakitangan bawahan mahupun rakan setugas dapat meningkatkan motivasi semua kakitangan untuk lebih menyumbang tenaga dan fikiran untuk memajukan organisasi. Pada masa yang sama pihak atasan organisasi akan mendapat maklumat dan situasi sebenar yang berlaku diperingkat akar umbi organisasi. Masalah akan lebih mudah diselesaikan dan arahan akan lebih mudah disampaikan dan diterjemahkan kaedah perlaksanaannya. Nasihat dan pandangan kakitangan bawahan yang berpandukan undang-undang, dasar dan peraturan perlu diambil perhatian untuk dilaksanakan. Manakala nasihat dan pandangan berdasarkan pendapat dan pengalaman boleh diteliti, dianalisis dan dipertimbangkan untuk dilaksanakan, ditolak mahupun ditambahbaik atau ditangguhkan perlaksanaannya mengikut budi bicara pihak atasan.

Keempat – Inovasi secara umumnya adalah proses menterjemah idea atau penemuan baru untuk diketengahkan bagi tujuan perlaksanaan. Inovasi dapat menambahkan kualiti, meningkatkan nilai ke atas produk atau perkhidmatan dan pada masa yang sama menambahbaik proses, produk atau perkhidmatan yang sedia ada. Sesuatu perkara akan diikiraf sebagai inovasi apabila ia dapat memberikan kesan positif kepada pengurangan kos dan memenuhi keperluan atau kriteria tertentu yang ditetapkan oleh organisasi atau pelanggan mereka. Inovasi melibatkan proses perlaksanaan berdasarkan parameter yang diperolehi dari semua sumber maklumat dan disokong oleh idea (imaginasi) yang mampu menghasilkan suatu mempunyai nilai yang lebih tinggi dengan menggunakan sumber yang sedia ada.

Faktor penolak yang menggalakkan inovasi adalah gabungan idea dari para pekerja dan juga keinginan untuk memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan organisasi.

Faktor penarik yang menggalakkan inovasi mungkin datangnya dari pemimpin organisasi dan juga kemampuan organisasi untuk mendanai usaha inovasi berkenaan.

Kelima – Masalah ‘office politic’ di dalam organisasi swasta adalah sama hebatnya dengan suasana yang berlaku di jabatan kerajaan. Cuma bezanya kesan ‘office politic’ dalam organisasi sangat ketara apabila berlaku perubahan dalam pucuk kepimpinan jabatan. Ketua yang baru biasanya mahukan ahli pasukan baru yang sesuai bertugas dengannnya dan perubahan ini biasanya bersifat mendadak dan meninggalkan tekanan yang tersendiri. Yang tidak dapat bertahan dengan tekanan akan mengangkat kaki dari organisasi dan mencari pekerjaan baru dan yang mampu bertahan akan kekal bertugas sambil mengharapkan akan berlaku positif yang akan berlaku di masa hadapan.

Keenam– Semua organisasi tidak surut dan dapat lari berhadapan dengan pelbagai jenis konflik. Ia berpunca pertembungan untuk memperjuangkan keinginan dan kepentingan pelbagai pihak (individu, kumpulan mahupun jabatan). Politik organisasi merujuk kepada pelbagai jenis proses yang dilalui oleh pelbagai pihak dalam memperjuangkan keinginan dan kepentingan mereka ini. Semua pihak dalam organisasi mahukan agar proses pembuatan keputusan harus berdasarkan rasional dan akal budi yang waras, namun ia mungkin tidak dapat mengelak dari tekanan mahupun pengaruh individu, kumpulan mahupun jabatan tertentu untuk menguasai proses pembuatan keputusan berkenaan.

Ada kalanya semua pihak dalam organisasi akan berkerjasama untuk mencapai matlamat dan tujuan yang sama, namun pada masa yang sama persaingan akan berlaku sesama mereka untuk meraih penghargaan mahupun ganjaran. Semua pihak terutama pihak atasan dan perancang dasar organisasi harus meneliti dan memahami arus politik organisasi masing-masing. Proses ini penting agar setiap perancangan dan perlaksanaan pelan strategik dapat dilaksanakan dengan lancar dan tidak banyak masa, kos dan tenaga dibazirkan hanya kerana bergelut dengan politik organisasi yang tidak menyokong  dan serasi dengan pelan strategik berkenaan.

Pemimpin organisasi yang dapat membaca dan memanipulasi politik organisasi dengan baik, akan lebih mantap dalam membuat keputusan, lebih berkemampuan untuk menyalurkan arahan dan panduan, dan akan lebih berkeyakinan berhadapan dengan konflik dan masalah. Mereka akan lebih mudah menerima sokongan dan penghormatan dari warga organisasi dan pada masa yang sama menjadi inspirasi kepada mereka semua.

Ketujuh –Terdapat banyak perkhidmatan yang ditawarkan oleh agensi kerajaan yang tidak disebarkan secara meluas. Umpamanya hasil kajian ke atas 70 responden yang terlibat sebagai usahawan dalam Industri Kecil & Sederhana mendapati  kebanyakan dari mereka tidak mengetahui terdapat 12 skim bantuan yang ditawarkan dibawah SMIDEC untuk membantu mereka memulakan perniagaan. Penyebaran maklumat tentang perkhidmatan yang ditawarkan oleh agensi kerajaan perlu diperbaiki dan dipelbagaikan.

Kelapan– Kehadiran gen-Y yang kerap dikaitkan keupayaan mereka membuat analisa dan keputusan berdasarkan pautan maklumat yang pelbagai dan tanpa batasan haruslah diambil perhatian oleh semua pihak terutama yang terlibat aktif dengan bidang pemasaran, promosi bagi sesebuah produk atau perkhidmatan organisasi dan sebagainya. Jika dahulu kaedah pengiklanan dan promosi tertumpu kepada penghebahan maklumat tentang kebaikan dan kehebatan barangan dan perkhidmatan yang dipromosikan, tetapi generasi kini yang celik maklumat lebih berminat dengan hebahan bersifat testimoni. Malah perkara ini haruslah diambil perhatian oleh pihak yang terlibat mengendalikan media apabila organisasi berhadapan dengan sebarang isu yang melibatkan kepentingan awam. Ketelusan, integriti dan kejujuran menjadi ukuran bagi kebolehpercayaan ke atas apajua hebahan dan sebaran.

Kesembilan – Supply chain management (SCM)  adalah satu koordinasi strategik yang merentasi semua fungsi sama ada intra organisasi mahupun inter organisasi. Adakalanya SCM dilihat sebagai satu bentuk sistem yang merangkumi aktiviti merancang, mengawal, melaksanakan dan memantau SCM dengan tujuan agar organisasi dapat bergerak dengan lebih bersifat daya saing disamping mengelakkan kerugian. SCM yang efektif dapat meningkatkan keupayaan untuk mengimbangkan antara volume dalam supply dengan kehendak pasaran. Pada masa yang sama sistem SCM yang mantap mampu mengawal kadar aliran pengeluaran produk atau perkhidmatan organisasi selaras dengan kehendak pasaran tempatan dan antarabangsa.

Hines (2004:p76):  telah mengemukakan pendapat dengan menyatakan bahawa srategi dalam pembentukan dan perlaksanaan SCM memerlukan pihak organisasi mengenalpasti dengan jelas semua rangkaian berkaitan dengan SCM dapat diintegrasikan bersama secara berkesan. Perkara ini penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan bermatlamat membolehkan pelanggan memperolehi produk atau perkhidmatan yang mereka perlukan. Pada masa yang sama organisasi haruslah mempastikan bahawa tiada kos tambahan diperlukan dengan menyingkirkan semua perbelanjaan, pergerakan dan tindakan-tindakan sampingan yang tidak perlu dan membazir. Keberkesanan perkhidmatan mesti dipertingkat dan apajua karenah birokrasi yang menyumbang kepada “bottleneck” haruslah dihapuskan. Keutamaan haruslah diberikan kepada peningkatan keupayaan untuk bertindakbalas dengan kehendak dan keperluan pelanggan organisasi dengan pantas

Mungkin ramai diantara kita berpandangan SCM hanya sesuai untuk syarikat swasta terutama yang terlibat dalam aktiviti perkhidmatan dan logistik. Namun begitu saya mengutarakan pandangan bahawa terdapat beberapa aktiviti dalam SCM yang mungkin ada kaitannya dengan fungsi yang dimainkan oleh kita sebagai pentadbir dalam bidang pengurusan & profesional mahupun peranan yang dimainkan oleh beberapa Pusat Tanggungjawab di Universiti Pendidikan Sultan Idris seperti:-

  • Pengurusan Inventori
  • Pengurusan Pembayaran
  • Pengurusan Kewangan
  • Pengurusan Penyampaian Perkhidmatan
  • Pengurusan Penyampaian Maklumat
  • Pengurusan Pengangkutan & Kenderaan
  • Pengurusan Khidmat Pelanggan

Kesepuluh – Rata-rata rakyat Perak menyambut baik titah dan arahan DYMM Sultan Nazrin Muizzuddin Shah ketika Mesyuarat Dewan Negara Perak Ke 161 yang bersidang pada 8 September lalu. Saya juga tertarik dengan Pekeliling Am Bil 2- 2014 Kerajaan Negeri Selangor Perkara 3.1.3 yang menyatakan bahawa “tiada pemberian cenderamata kepada pemimpin yang hadir di majlis-majlis kerajaan mahupun anjuran pihak swasta dan badan bukan kerajaan”.

“No gift policy” bukan satu polisi yang baru di negara kita. Perbualan saya dengan kakitangan sebuah syarikat GLC terkemuka menyatakan bahawa di ibupejabat syarikatnya, “no gift policy” dilaksanakan dengan sangat ketat. Sebarang cenderamata, hamper dsb tidak dibenarkan dibawa masuk oleh pelawat ke ruang pejabat dan pengawal keselamatan syarikat akan memeriksa dan mempastikan bahawa semua cenderamata berkenaan diletakkan di lobi utama ibu pejabat syarikat berkenaan. Staf yang menjadi penerima akan diumumkan nama dan diminta turun ke lobi untuk mengambil sendiri cenderamata berkenaan. Kata “of course la, siapa yang berani nak turun ambil” sambil tersenyum..

Semoga perkongsian ini dapat memberikan manfaat kepada kita semua. Saya memohon maaf sekiranya terdapat kesalahan dari segi penggunaan fakta, ejaan dan penggunaan bahasa yang tidak sesuai dan tidak tepat, pentafsiran yang lemah dan salah serta pandangan yang mungkin sopan dan tidak bersesuaian.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s